१. सेवाग्रही गुनासो व्यवस्थापन भन्नाले के वुझिन्छ? यसका उपायहरु उल्लेख गर्नुहोस्। २+३‌=५

सेवाग्रहीवाट प्राप्त जुनसुकै प्रकारले सिर्जना हुने गुनासोको सही पहिचानगरी त्यसको उचित ढंगले गरिने व्यवस्थापन

सेवाग्रही गुनासो व्यवस्थापन

•  संगठनमा प्राप्त सेवाग्रहीवाट प्राप्त गुनासाको सही पहिचानगरी सो को समयमा नै समाधान खोज्नु तथा आगामी दिनमा त्यस्ता गुनासा नआउने तर्फ सचेत रहनु नै गुनासो व्यवस्थापन हो।
• संगठनमा सेवाग्रहीवाट प्राप्त जुनसुकै प्रकारले सिर्जना हुने गुनासोको सही पहिचानगरी त्यसको उचित ढंगले गरिने व्यवस्थापन नै गुनासो व्यवस्थापन हो।
• गुनासो सेवाग्रहीवाट प्राप्त असन्तुष्टिको उपज हो।
• सेवाग्रहीवाट प्राप्त गुनासोलाई समयमै सम्वोधन नगर्ने हो भने यसले कर्मचारीलाई नैरास्यतामा लाने र अन्ततोगत्वा डिप्रेसनको शिकार समेत बनाउँछ।

सेवाग्रही गुनासो व्यवस्थापनका उपायहरु

•  कर्मचारीका पीर,मर्का,गुनासो नियमितरुपमा सुन्ने,
• गुनासो सहजकर्ताको व्यवस्था गर्ने,
• व्यवस्थापन पक्षबाट व्यक्त प्रतिबद्धता कार्यान्वयन गर्ने,
• कर्मचारीको सेवा, शर्त , सुविधा र कार्य विवरणलाई स्पष्ट र पारदर्शी बनाउने ,
• गुनासो गर्ने कर्मचारीको भनाई राम्रोसँग सुन्ने,
• गुनासो सँग सम्वन्धित सुचनाहरु संकलन गर्ने,
• निर्णय प्रकृयामा पेशागत संगठनलाई सहभागि वनाउने,
• संगठनको समस्या सामुहिक छलफलबाट निकास निकाल्ने,
• संगठनको आर्थिक, प्रशासनिक व्यवस्थामा पारदर्शीता कायम राख्ने,
• सम्वन्धित पक्षलाई जानकारी दिने,
• यथाशीघ्र निर्णय कार्यान्वयन गर्ने,
• गुनासोको बिषयवस्तु परिभाषित गर्ने,
• तथ्य र प्रमाणका आधारमा मात्र निर्णय लिने,
• गुनासोको प्रभावकारी अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने।

२. वैठक भन्नाले के वुझ्नु हुन्छ ? यसको महत्व उल्लेख गर्नुहोस्। २.५+२.५=५

वैठक

निश्चित उद्देश्यमा केन्द्रित रहेर पूर्वनिर्धारित समय र स्थानमा वा आकस्मिक रुपमा गरिने औपचारिक भेटघाट तथा छलफल

• दुई वा दुई भन्दा बढी व्यक्ति÷पदाधिकारी वा समूहबीच निश्चित उद्देश्यमा केन्द्रित रहेर पूर्वनिर्धारित समय र स्थानमा वा आकस्मिक रुपमा गरिने औपचारिक भेटघाट तथा छलफल मिटिङ वा बैठक हो। वैठक लिखित वा अलिखित हुन्छ।
• कार्यास्थलमा विभिन्न स्तर तथा प्रकारका बैठक सञ्चालन वा सहभागी हुनुपर्ने हुन्छ। जस्तै अन्तर्राष्ट्रियस्तर, राष्ट्रियस्तर, प्रादेशिकस्तर, अन्तरप्रदेश, मन्त्रालयस्तर, विभागीयस्तर, कार्यालयस्तर, शाखा, महाशाखास्तर (स्थानीय तह मा हेर्दाः अन्तरपालिका स्तर, पालिकास्तर, शाखास्तर, वडास्तर, अन्तरवडास्तर, आदि।)

वैठकको महत्व

• फोन वा पत्र बाट मात्र समस्याको गहनतामा पुगी उद्देश्य पूरा नहुने भएर,
• कुनै लेनदेन गर्न, निर्णय गर्न,
• विविध समस्याहरुको समाधान गर्न,
• कानून बमोजिम नियमित बैठकहरु गर्न,
• धेरै पदाधिकारी वा संस्था एकै स्थानमा बसेर छलफल गर्न,
• लिखित निर्णयहरु गर्न,
• एकआपसमा परिचय गर्न÷ आत्मियता बढाउन,
• प्रगति प्रतिवेदन लगायत अन्य सूचना दिन,
• जटिल विषयमा निर्णय निर्माण गर्न।

३. टिप्पणी भन्नाले के वुझ्नुहुन्छ ? यसकोे महत्व र टिप्पणी लेख्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु लेख्नुहोस्। २+१.५+१.५=५

प्रचलित कानूनका आधारमा आफ्नो राय सहित निर्णय गर्ने अधिकार प्राप्त अधिकारी समक्ष पेस गर्नका लागि माथिल्लो तहमा पेस गरिने दस्ताबेज

टिप्पणी

• कार्यालयमा विभिन्न कार्यहरू सम्पादनका सिलसिलामा प्रचलित कानूनका आधारमा आफ्नो राय सहित निर्णय गर्ने अधिकार प्राप्त अधिकारी समक्ष पेस गर्नका लागि माथिल्लो तहमा पेस गरिने दस्ताबेज टिप्पणी हो।
• पाली शब्दकोशका अनुसार प्राप्त कुनै निवेदनबारे सकारात्मक वा नकारात्मक प्रतिक्रिया लेख्ने आफ्नो ठहर सहित माथिल्लो तहमा स्वीकृतिका लागि पेस गरिने संक्षिप्त लेख टिप्पणी हो।
• उटा संगठनभित्र कुनै एक पदाधिकारीबाट आफ्नो सुपरिवेक्षक समक्ष कुनै पनि निर्णय गर्नुपर्ने नीतिगत तथा प्रशासकीय विषयको पत्र माथि कस्तो निर्णय लिन उपयुक्त हुन्छ आफ्नो राय÷धारणा उल्लेख गर्ने कार्यलाई टिप्पणी लेखन भनिन्छ। यसरी राय÷धारणा प्रस्तुत गर्दा विभिन्न विकल्पहरू प्रस्तुत गर्दै ती विकल्पहरू मध्ये उपयुक्त विकल्प उल्लेख गरी आफू भन्दा माथिल्लो अधिकारी कहाँ पेस गरिन्छ।
• टिप्पणी निर्णयको लागि आधार हो।तल्लो तहदेखि राय लिई टिप्पणी उठाउने र माथिल्लो तहमा निर्णय हुने हुँदा यसलाई सहभागितामूलक निर्णयको औजारको रूपमा लिन सकिन्छ। सुरक्षा निकायमा जाहेरी वा सञ्चारको रूपमा प्रयोग गरिन्छ।
• कुनै पनि निर्णय गर्नु पर्ने विषयमा राखिएको धारणा÷राय हो।नेपालको प्रशासनिक निकायमा प्रायः सर्वव्याप्त छ।

टिप्पणीमा हुनुपर्ने गुणहरूः सरलता, शिष्टता,स्पष्टता,आकर्षकता, शुद्धता,वैधता,सान्दर्भिकता, मौलिकता,प्रभावकारिता।

टिप्पणीको महत्व

• सहभागितामूलक निर्णय प्रकृया अवलम्वन हुने,
• कानुनी व्यवस्थाको परिपालना हुने,
• कागजातको संरक्षणमा सहयोगी हुने,
• भावी निर्णयकर्ताका लागि मार्गदर्शनका रूपमा काम गर्ने,
• विभिन्न विकल्पहरूको खोजी गर्न सहयोग पुग्ने ,
• निर्णय निर्माणमा सहजता हुने,
• कानूनमा व्यवस्था नभएको विषयमा सुधारको क्षेत्र पहिचान हुने।

टिप्पणी लेख्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरू

• कुनै एक शाखाको टिप्पणीमा अर्को शाखाको राय आवश्यक पर्ने भएमा महाशाखा प्रमुखमार्फत नै राय माग गर्नु पर्ने,
• टिप्पणी लेखनमा नउड्ने कालो मसीको प्रयोग गर्नुपर्ने,
• टिप्पणी सरल भाषामा लेखिएको हुनुपर्ने,
• टिप्पणी प्रस्तुतिकर्ताले स्पष्ट रूपमा आफ्नो नाम, पद, दस्तखत मिति, महाशाखा, शाखा पनि लेख्ने,
• टिप्पणीमा अनिवार्य रूपमा पाना नं. खुलाउनु पर्ने,
• टिप्पणीमा अन्य फाइल संलग्न भए पंजिकामा सो समेत उल्लेख गर्नु पर्ने,
• टिप्पणीमा केरमेट भए अनिवार्य रूपमा सही गर्नु पर्ने,
• सुरु टिप्पणीकर्ताले अन्त गरेको टिप्पणीको पानाबाटै अर्को टिप्पणी उठाउनेले टिप्पणी लेखनको सुरुवात गर्नुपर्ने।

प्रस्तुत सामग्री चैतन्य एकेडेमी नेपालद्वारा प्रकाशन गरिएको हो।)

सल्लाह सुझाव तथा लोकसेवा सम्बन्धी सम्पूर्ण कक्षाका लागि चैतन्यमा सम्पर्क गर्नुहोला।

Chaitanya Academy Nepal

New Baneshwor, Shankhamool, Kathmandu

Contact No. 01-4792427, 9851246100, 9851146100