१. अभिलेख व्यवस्थापनको परिचय दिदैं अभिलेख व्यवस्थापनका उद्देश्यहरु लेख्नुहोस्। अभिलेख कति प्रकारका हुन्छन् ? नेपालको अभिलेख व्यवस्थापनमा समस्याहरु उल्लेख गर्दै नेपालमा अभिलेख व्यवस्थापनमा गर्नुपर्ने सुधारहरु उल्लेख गर्नुहोस्।३+२+२+१.५+१.५=१०

अभिलेखहरुलाई सुरक्षित भण्डारण गर्ने देखि अनावश्यक कागजातहरुलाई धुल्याउने सम्मको कार्य

अभिलेख व्यवस्थापन 

– कार्यालयका अभिलेखहरुलाई सुरक्षित भण्डारण गर्ने देखि अनावश्यक कागजातहरुलाई धुल्याउने सम्मको कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ।
– अभिलेख व्यवस्थापन भन्नाले सूचना, तथ्याङ्क वा प्रमाणहरुलाई सुरक्षित ढंगबाट सजिलै प्राप्त हुन सक्ने व्यवस्थाबाट भण्डारण गर्ने र अनावश्यक भएका कागजातहरुलाई धुल्याउने कार्य प्रणाली हो।
– अभिलेखको सिर्जना वा प्राप्तिदेखि समाप्तिसम्मको चक्र नै अभिलेख व्यवस्थापन हो।

असल अभिलेख व्यवस्थापनमा हुनुपर्ने गुणहरु 

प्रभावकारी अभिलेख व्यवस्थापनका गुणहरुलाई SURPRISE मा व्यक्त गर्न सकिन्छ।

S = Specific
U = Up to date
R = Reliable
P = Precise
R = Relevent
I = Informative
S = Spotaneous
E = Evidence

अभिलेख व्यवस्थापनका उद्देश्यहरु :

– व्यवस्थित तथा वैज्ञानिक तरिकाबाट अभिलेखको वर्गीकरण गरी सुरक्षित भण्डारण गर्न,
– कार्यालयका दैनिक कार्यहरुको शिघ्र सम्पन्न गर्न,
– नँया नीति योजना तथा कार्यक्रमहरुको तर्जुमा गर्न सहयोग पु¥याउन,
– भविष्यमा कानूनी रुपमा प्रमाण पेश गर्न,
– संस्थागत स्मरणलाई प्रभावकारी बनाउन,
– सेवा प्रवाहलाई गुणस्तरीय बनाउन,
– समयमै गल्ती पत्ता लगाई त्यसको रोकथाम तथा नियन्त्रण गर्न,
– कार्यहरुमा एकरुपता कायम गर्न,
– समयको बचत गर्न र जनशक्ति कम गर्न,
– सुशासन प्रवद्र्धन गर्न।

अभिलेखका प्रकारहरु

क) अति महत्वपूर्ण अभिलेख

कहिल्यै नधुल्याउने वा नष्ट नगरिने अभिलेख जस्तै नेपालको समय समयको नक्सा, अन्तर्राष्ट्रिय सन्धि, सम्झौता, देशका शान्ति सुरक्षा सम्बन्धी महत्त्वपूर्ण कागजातहरु।

ख) महत्त्वपूर्ण अभिलेख

१० देखि २० वर्ष सम्म राखिने खालका अभिलेख जस्तै : वित्तिय विवरण, ठेक्कापठ्ठा सम्बन्धी अभिलेख, बोलपत्र सम्बन्धी अभिलेख आदि।

ग) उपयोगी अभिलेख

सामान्यतया १ देखि १० वर्ष सम्म राखिने अभिलेख जस्तै : परिपत्र, बिल, भर्पाइ, वार्षिक प्रतिवेदन आदि।

घ) अनावश्यक वा साधारण अभिलेख

सामान्यतया १ वर्षमा नष्ट गरिने अभिलेखहरु जस्तै : निमन्त्रणा कार्ड, शुभकामना पत्र आदि।

नेपालको अभिलेख व्यवस्थापनमा समस्याहरु 

– अभिलेख व्यवस्थापनलाई वैज्ञानिक तथा आधुनिकरण गर्न नसकिनु,
– अभिलेख व्यवस्थापन एक प्राविधिक कार्य भएकाले यस सम्बन्धी ज्ञान सिपको अभाव रहनु,
– अनावश्यक अभिलेख धुल्याउने कार्य नहुनु, जथाभावी भण्डारण गरी राखिनु,
– भौतिक तथा वित्तीय स्रोतको कमी,
– आर्थिक प्रलोभनमा परी महŒवपूर्ण अभिलेखहरु नष्ट पारिनु,
– कर्मचारीहरुको छिटो छिटो सरुवा हुनु,
– उचित भण्डार कोठाको अभाव रहनु,
– अभिलेख व्यवस्थापनमा अनुगमनको अभाव रहनु,
– अभिलेख व्यवस्थापनलाई कार्यालयले महत्त्व नदिनु।

नेपालमा अभिलेख व्यवस्थापनमा गर्नुपर्ने सुधारहरु 

– सूचना प्रविधिको माध्यमबाट अभिलेखको व्यवस्थापनमा कम्प्यूटर प्रणालीको विकास र उपयोग गर्ने,
– अभिलेख व्यवस्थापनमा कार्यरत कर्मचारीहरुको क्षमता अभिवृद्धि गर्ने,
– अभिलेख व्यवस्थापनका लागि उपयुक्त कोठाको व्यवस्था तथा सुधार गर्ने,
– सरकारी कागजात धुल्याउने नियमहरु, २०२७ को प्रभावकारी कार्यान्वयन गर्नुपर्दछ,
– कर्मचारीहरुलाई आवश्यकता अनुसार पुरस्कार र दण्डको व्यवस्था गर्नुपर्दछ,
– अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी प्रभावकारी नीति निर्माण गर्ने,
– संस्थागत स्मरणमा जोड दिने,
– अभिलेख व्यवस्थापनलाई व्यवस्थापकले उच्च महत्त्व दिनुपर्दछ।

२. नेपालको निजामती सेवामा रहने श्रेणीहरु उल्लेख गर्नुहोस् ।  ५

निजामती सेवामा रहने श्रेणीहरु

निजामती सेवा ऐन, २०४९ को दफा ४ मा उल्लेख भए अनुसार निजामती सेवामा निम्न श्रेणीहरु रहने व्यवस्था छ।

१. राजपत्रांकित

– विशिष्ट : मुख्य सचिव, सचिव
– प्रथम : सहसचिव
– प्रथम : उपसचिव
– तृतीय : शाखा अधिकृत

२. राजपत्र अनंकित

– प्रथम : नायव सुव्वा वा सो सरह
– प्रथम : नायव सुव्वा
– चतुर्थ : कार्यालय सहयोगी तथा सवारी चालकहरु
– पाँचौ : कार्यालय सहयोगी तथा सवारी चालकहरु

३. उत्प्रेरणा भन्नाले के वुझिन्छ? नेपालको सार्वजनिक व्यवस्थापनमा उत्प्रेरणाको अवस्था कस्तो रहेको छ? बुँदागत रुपमा उल्लेख गर्नुहोस्।

उत्प्रेरणा

– सामान्य अर्थमा सङ्गठनमा कार्यरत रहने जनशक्तिलार्ई कामप्रति क्रियाशील गराउने माध्यम हो उत्प्रेरणा।
– उत्प्रेरणा भन्नाले व्यक्तिलार्ई काम गर्नका लागि भित्रै देखि जागेको अभिप्रेरणा वा काम गरौ गरौ भन्ने भावना हो।
– व्यक्तिको काम प्रतिको लगाव तथा झुकाव नै उत्प्रेरणा हो।
– यो व्यक्तिको अन्तरनिहित शक्ति, आन्तरिक शक्ति भएकाले यसलार्ई अत + प्रेरणा – उत्प्रेरणा भनिन्छ।
– हरेक व्यक्तिमा भएको ज्ञान, सीप, योग्यता अनुभव र क्षमता तब मात्र प्रयोग हुन सक्छ जब त्यो व्यक्ति काम प्रति उत्साहित हुन्छ। त्यसैले संगठनमा उच्चत्तम प्रतिफल प्राप्त गर्न क्षमताको उपयोग गर्न उत्प्रेरणाको ठूलो भूमिका हुन्छ।
– व्यक्तिलाई उत्पे्ररित गर्न आन्तरिक र वाहय दुई किसिमका  तत्त्वहरु हुन्छन्।  आन्तरिक तत्त्व स्वयं व्यक्ति भित्रबाट उत्प्रेरित हुने कुरा हो जुन व्यक्तिको रुचि अनुरुपको काम, उसको प्राथमिकता  र छनोट अनुरुपको जिम्मेवारी जस्ता कुराहरुबाट आन्तरिक उत्प्रेरणा प्राप्त हुन्छ। कुनै पनि व्यक्तिका  आवश्यकताहरुलार्ई सम्वोधन गर्ने गरी गरेका व्यवस्थाका कारण व्यक्ति काम प्रति उत्प्रेरित हुन्छ भने त्यसलाई उत्प्रेरणाका बाह्य तत्त्वहरु भनिन्छ। तलब बढाउने, भत्ता दिने, जिम्मेवारी दिने, चुनौतीपूर्ण काम, पुरस्कार आदि बाह्य तत्त्व हुन्।
– उत्प्रेरणाका बाह्य तत्त्वलार्ई मौद्रिक र गैर मौद्रिक गरी दुई प्रकारमा बाँडन सकिन्छ।  मुद्रामा भुक्तानी दिएर  वा सुविधा दिएर गरिने उत्प्रेरणालार्ई मौद्रिक तत्त्व भनिन्छ। मुद्रा भन्दा बाहेक अन्य प्रकारका तत्त्वहरुबाट व्यक्तिलार्ई प्रोत्साहन गरिन्छ भने त्यसलार्ई गैर मौद्रिक उत्प्रेरणा/प्रोत्साहन भनिन्छ।
– व्यक्तिको भावनात्मक क्रियाशीलता अभिवृद्धि गर्दै भूमिका र जिम्मेवारीप्रति क्रियाशील गराउन सङ्गठनले व्यक्तिलार्ई परिचालन गर्न अवलम्बन गर्ने उपाय नै उत्प्रेरणा हो।
– यो आन्तरिक एवम् मनोवैज्ञानिक अवस्था हो।
– व्यक्तिलाई काममा लाग्न प्रेरित गर्ने कला हो।
– हालको अवस्था भन्दा थप उत्पादकत्व वृद्धिका लागि जनशक्तिको आवश्यकता ,अपेक्षा र चाहना पूरा गर्न अवलम्बन गरिने Stimulas नै उत्प्रेरणा हो।
– उत्प्रेरणाले व्यक्तिगत सम्भावना र सक्षमतालार्ई प्रोत्साहित गर्ने कारण यो व्यक्तिपरक दृष्टिकोण हो।
– यो अन्तर वैयक्तिक विषय हो।

नेपालको सार्वजनिक व्यवस्थापनमा उत्प्रेरणाको अवस्था

– कम महत्त्व पाएको क्षेत्र
– पर्याप्त अनुसन्धान र विकास हुन नसकेको
– जीवन निर्वाह गर्न नै नपुग्ने तलब भत्ता
– म्याक ग्रेगरको X सिद्धान्त जस्तो व्यवहार
– सरुवा प्रणाली वैज्ञानिक छैन
– असमान सुविधा वितरण
– सीमित स्रोत साधन
– बढुवा प्रणाली पारदर्शी हुन सकेको छैन
– आम व्यक्तिले सार्वजनिक व्यक्तिलाई हेर्ने दृष्टिकोण सम्मानजनक छैन
– स्पष्ट कार्य विवरण छैन
– Career Plannig छैन
– Succession Psslanning छैन
– कर्मचारी बीच नै समान व्यवहार छैन
– दण्ड पुरस्कार प्रणाली वैज्ञानिक छैन
– गैर मौद्रिक उत्प्रेरणाका तत्‍त्वहरुमा वेवास्ता
– कम महत्त्व पाएको क्षेत्र
– पर्याप्त अनुसन्धान र विकास हुन नसकेको
– जीवन निर्वाह गर्न नै नपुग्ने तलब भत्ता
– म्याक ग्रेगरको X सिद्धान्त जस्तो व्यवहार
– सरुवा प्रणाली वैज्ञानिक छैन
– असमान सुविधा वितरण
– सीमित स्रोत साधन
– बढुवा प्रणाली पारदर्शी हुन सकेको छैन
– आम व्यक्तिले सार्वजनिक व्यक्तिलाई हेर्ने दृष्टिकोण सम्मानजनक छैन
– स्पष्ट कार्य विवरण छैन
– Career Plannig छैन
– Succession Psslanning  छैन
– कर्मचारी बीच नै समान व्यवहार छैन
– दण्ड पुरस्कार प्रणाली वैज्ञानिक छैन
– गैर मौद्रिक उत्प्रेरणाका तत्त्वहरुमा वेवास्ता

(प्रस्तुत सामग्री चैतन्य एकेडेमी नेपालद्वारा प्रकाशन गरिएको हो।)
सल्लाह सुझाव तथा लोकसेवा सम्बन्धी सम्पूर्ण कक्षाका लागि चैतन्यमा सम्पर्क गर्नुहोला।
Chaitanya Academy Nepal
New Baneshwor, Shankhamool, Kathmandu
Contact No. 01-4792427, 9851246100, 9851146100