१. नेपाल सरकारको प्रशासकीय कार्य फर्छ्योट नियम, २०२६ वमोजिम प्राथमिकताका आधारमा चिठीका प्रकारहरु उल्लेख गर्नुहोस् । ५

प्राथमिकताका आधारमा चिठीका प्रकारहरु

पत्रको वर्गीकरण पत्राचार हुने कामको प्रकृति हेरी गर्नुपर्छ । कार्यालयमा विभिन्न प्रकारका काम कारबाही सम्बन्धि पत्राचार हुन्छन् । त्यस्तो काम फर्छ्योट गर्नु पर्दाको समय तथा प्रकृति हेरी प्राथमिकता तोक्नुपर्दछ । कार्यालयमा कारबाहीका लागि प्राप्त हुने र कार्यालयमै उत्थान भएका गरि दुई प्रकारवाट पत्राचारको सुरुआत हुन्छ । अरु कार्यालयवाट आएका पत्रमा सोही कार्यालयको आदेश दिने व्यक्तिले प्राथमिकता अङ्गित गर्नुपर्दछ । नेपाल सरकारको प्रशासकीय कार्य फर्छ्योट नियम, २०२६ तथा आन्तरिक व्यवस्थापन कार्यविधि, २०५८ सामान्य प्रशासन मन्त्रालय, हरिहरभवनवाट प्रकाशित पुस्तिकामा प्रशासकीय कार्य फर्छ्योट बारे पत्रहरुलाई निम्नानुसार वर्गीकरण गर्ने गरिएको छ ः

१. साधारण
२. जरुरी
३. अति जरुरी
४. तुरुन्त
५. गोप्य र
६. अति गोप्य

१. साधारण : कुनै कार्यालयवाट काम फर्छ्योटका लागि केही कुरा जानकारी प्राप्त गर्न लेखी आएको पत्र साधारण पत्र हो । यश पत्रको जवाफ आफैले काम फर्छ्योट गर्नुपर्नेमा ७ दिन र माथिल्लो स्तरमा पेश गर्नुपर्नेमा ३ दिनभित्र पेश गरि कार्य फर्छ्योट गर्नुपर्छ । स्पष्टीकरण : “तुरुन्त” भन्ने प्राथमिकता जनिएकोमा बाहेक अन्य प्राथमिकता जनिएकोमा ‘काम फर्छ्योट गर्ने अवधि’ भन्नाले काम उत्थान वा शुरु भएको र फर्छ्योट गरेको दिन लाई बाहेक गरि सो बिचको अवधिलाई मान्नुपर्छ ।

२. जरुरी : कार्य फर्छ्योटका लागि पत्रमा पत्रमा प्राथमिकता अङ्कित गर्दा कामको जरुरी पना स्पष्ट गर्नु पर्दछ । जरुरी अङ्गित गरेको पत्र आफैंले फर्छ्योट गर्नुपर्नेमा ५ दिन र माथिल्लो स्तरमा पेश गर्नुपर्नेमा २ दिनमा पेश गरि आदेश प्राप्त गर्नुपर्दछ ।

३. अति जरुरी : कार्यालयमा उत्पत्ति भएको पत्र भए कामको प्रकृति हेरी पत्रको माथि अत्यन्त जरुरी भनि उल्लेख गर्नुपर्दछ । अति जरुरीको सङ्गेत राख्दा प्रायः जसो रातो मसिले राख्नुपर्दछ । यस्ता पत्र सम्बन्धि आफैले काम फर्छ्योट गर्नुपर्नेमा ३ दिन र माथिल्लो स्तरमा पेश गर्नुपर्नेमा १ दिनमा फर्छ्योट गर्नुपर्दछ । कहिलेकाही प्राप्त हुनासाथ कारबाही गर्नुपर्ने हुन्छ ।

४. तुरुन्त : कार्यालयमा कुनै कार्य सम्बन्धि तुरुन्त भनि प्राथमिकता अंकित गरि प्राप्त भएको पत्रको कारबाही तुरुन्त गर्नुपर्दछ । कार्यको प्रकृति हेरि तुरुन्त भनी प्राथमिकता अंकित भएको पत्र सम्बन्धि कार्य फर्छ्योट गर्दा आफैले काम फर्छ्योट गर्नुपर्नेमा आफू समक्ष पेश भएकै दिन र माथिल्लोस्तरमा पेश गर्नुपर्नेमा सोही दिन तुरुन्त र कार्यालय उठने समयमा गरेको भए कार्यालय बस्ना साथ तुरुन्त कार्य फर्छ्योट गरि निकासा लिनुपर्दछ ।

५. गोप्य : निश्चित वा अनिश्चित समयसम्म प्रकाशमा ल्याउँदा हानी नोक्सानी तथा नराम्रो असर पर्ने खालका काम कारबाही प्रकाश नगर्नु लाई गोप्य भनिन्छ । यस्ता काम कारबाही सम्बन्धि पत्रलाई गोप्य पत्र भनिन्छ । गोप्य पत्र खास व्यक्तिहरुका वीचमा मात्र सञ्चार हुन्छ । यस्तो पत्र निश्चित व्यक्तिहरुले मात्र थाहा पाउनु पर्ने हुन्छ । त्यसकारण सम्बन्धित व्यक्तिहरू वा कार्यालय प्रमुखले मात्र थाहा पाउने भनि पत्रको माथि गोप्य भनी अंकित गरिन्छ । यस्तो पत्र सम्बन्धित अधिकृतलाई प्रमुखले गोप्य तरिकाले काम गर्न निर्देशन दिई कार्य फर्छ्योट गरिन्छ । गोप्य पत्रको कारबाही गोप्य तरिकाले गरि चलानी पनि सोही बमोजिम गर्नुपर्दछ । खास क्षेत्रमा सीमित राख्नुपर्दछ । गोप्य पत्र खामबन्दी गरि पठाउनुपर्दछ ।

६. अति गोप्य : खास बिषयमा निश्चित क्षेत्रका विशेष व्यक्तिले बाहेक अरुले थाहा पाउन नहुने खालको बिषयको पत्रलाई अति गोप्य भनि पत्रमा अंकित गर्नुपर्दछ । त्यस्ता काम कुरा निश्चित समयमा कुनै सुत्रवाट पनि सम्बन्धित काम गर्ने क्षेत्र वा व्यक्ति बाहेक अरुलाई जानकारी दिनु हुँदैन । अति गोप्य भनि अंकित भै आएको पत्र प्राप्त हुनासाथ कार्यालय प्रमुख वा सम्बन्धित व्यक्ति कहाँ पुर्याउनु पर्दछ । सम्बन्धित व्यक्तिले अध्ययन गरि अति गोप्य तरिकावाट कारबाही गर्नुपर्दछ । कार्य समाप्त भई सकेपछि पनि प्रकाश गर्न नहुनेलाई अति गोप्य राख्नुपर्छ । अति गोप्य पत्र पठाउँदा खामबन्दी गरि त्यसलाई लाहाछाप लगाई खामको बाहिर पनि अति गोप्य भनि लेख्नुपर्दछ ।

१०. अभिलेख व्यवस्थापन भनेको के हो ? अभिलेख व्यवस्थापनका विधि÷तरिका र प्रकार वारे संक्षिप्तमा लेख्नुहोस् । (२+२+१=५)

अभिलेख प्राप्ती र सिर्जनादेखि आवश्यक कागजातलाई व्यवस्थित रुपमा राख्ने र अनावश्यक कागजातलाई धुल्याउने सम्मका सम्पूर्ण कार्यहरुको समष्टि

अभिलेख व्यवस्थापनः

– कार्यालयमा सिर्जना भएका वा प्राप्त भएका चिठ्ठी पत्र, फिल्म भिडियो, कागजात आदिलाई तिनको विषय, प्रकृति, समय, र महत्वका आधारमा सङ्गलन, वर्गीकरण, प्राथमिकीकरण गरी व्यवस्थित गर्ने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ ।
– अभिलेख प्राप्ती र सिर्जनादेखि आवश्यक कागजातलाई व्यवस्थित रुपमा राख्ने र अनावश्यक कागजातलाई धुल्याउने सम्मका सम्पूर्ण कार्यहरुको समष्टि अभिलेख व्यवस्थापन हो ।
– अभिलेख व्यवस्थापनको शुरुवात बाह्य कार्यालय तथा स्रोतबाट प्राप्त सूचना तथा चिठ्ठी पत्रको दर्ताबाट हुन्छ । दर्ताले अभिलेख व्यवस्थापनको आधारको रुपमा कार्य गर्दछ । त्यस्तै, कार्य सम्पन्न भएका विवरण वा अन्य कार्यालय तथा क्षेत्रमा पठाइएका सूचीबद्ध अभिलेख चलानीको माध्यमबाट गरिन्छ ।
– उत्पादन भएका कागजात तथा सूचना अभिलेखलाई व्यवस्थित रुपमा फाइलिंग गरेर दराज, ¥याक वा अन्य सजिलै र सबैले देख्न र पाउन सक्ने स्थानमा राखिन्छ । अभिलेखलाई हाल कम्प्युटरमा राख्ने प्रचलन रहेको छ ।
यसरी कार्यालयमा कार्य सम्पादनका सिलसिलामा उत्पादन तथा सिर्जना भएका वा अन्यत्रबाट प्राप्त भएका लिखत, कागजात, प्रमाण तथा निर्णयहरु व्यवस्थित, सुरक्षित र भविष्यमा चाहिएको बखत सजिलै भेट्न सकिने गरी राख्ने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ ।
अभिलेख व्यवस्थापनका विधि÷तरिकाः
– फाइलिङ
– प्रतिवेदन तथा रजिस्टर
– माइक्रो फिल्म
– संग्रहालय, अभिलेखालय
– वेब पेज
– कम्प्युटर

अभिलेखका प्रकारहरुः

– अति महत्वपूर्णः कहिल्यै पनि नष्ट नगरिने कागजात । ल्भखभच चभउबिअभम बलम मभकतचयथभम. सन्धि, सम्झौता, नक्सा, सीमाना सम्बन्धी कागजात । शान्ती सुरक्षा, हातहतियार सम्बन्धी कागजात । अदालती फैसलाहरु।
– महत्वपूर्ण अभिलेखः १० देखि २० वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने कागजात । निश्चित समयसम्म राख्नुपर्ने, हस्तान्तरण गर्नुपर्ने सूचना, खरिद, ठेक्कापट्टा, महत्वपूर्ण प्रतिवेदन ।
– उपयोगी अभिलेखः १ देखि १० वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने परिपत्र, निर्देशन, बिल, भरपाई, विजक, लेखापरीक्षण आदि ।
– अनावश्यक अभिलेखः समान्यतया १ वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने । भविष्यमा कुनै पनि मूल्य नभएका कागजातहरु, सामान्य निर्देशन, विदाका फाराम, निमन्त्रणा कार्ड, शुभकामना कार्ड आदि ।

(प्रस्तुत सामग्री चैतन्य एकेडेमी नेपालद्वारा प्रकाशन गरिएको हो।)

सल्लाह सुझाव तथा लोकसेवा सम्बन्धी सम्पूर्ण कक्षाका लागि चैतन्यमा सम्पर्क गर्नुहोला।

Chaitanya Academy Nepal

New Baneshwor, Shankhamool, Kathmandu

Contact No. 01-4792427, 9851246100, 9851146100