१. जनसम्पर्क व्यवस्थापन भनेको के हो? जनसम्पर्क व्यवस्थापन गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरू के के हुन ? जनसम्पर्क व्यवस्थापनका माध्यम के के हुन छोटकरीमा लेख्नुहोस्। ४+३+३=१०

कार्यालय र सेवाग्राही बिच अर्थपुर्ण सम्पर्क स्थापित गर्ने कार्य

जनसम्पर्क व्यवस्थापन

– कार्यालय र सेवाग्राही बिच अर्थपुर्ण सम्पर्क स्थापित गर्ने कार्य जनसम्पर्क हो।
-सेवाग्राहीको आवश्यकता,माग र समस्याहरुलाई समाधान गर्ने दिशामा कार्यालयद्वारा सम्पर्क स्थापित गर्ने कार्य जनसम्पर्क व्यवस्थापन हो।
– यसले संगठन र संगठनका ग्राहक, सेवाग्राही र सरोकारवाला बीच प्रभावकारी सम्पर्कको सेतुको रुपमा कार्य गर्दछ।
– जनसम्पर्कले कार्यालयमा कार्यरत कर्मचारी र जनताबीचको सञ्चार, सम्पर्क र सम्बन्धलाई जनाउँछ।
– सार्वजनिक सेवा प्रवाह गर्दा कुनै पनि राष्ट्रसेवकले कार्यालयभित्र सर्वसाधारण सेवाग्राहीसँग कुन तरिकाबाट कस्तो र कसरी सम्पर्क राख्ने भन्ने विषय महत्वपूर्ण हुन्छ। कर्मचारीको प्रमुख कर्तव्य नै जनतालाई बढीभन्दा बढी सेवा छिटो, छरितो, सरल,मितव्ययी तरिकाले प्रदान गरेर जनसेवा गर्नु हो।
– विभिन्न योजना, कार्यक्रम र परियोजना संचालन गरी देश विकासको कार्य गर्ने गरिन्छ त्यसका लागि प्रत्येक क्रियाकलाप र चरणमा जनतालाई सहभागी गराउनुपर्दछ। सरकारका काम कारबाहीलाई प्रचारप्रसार गर्नुपर्दछ। जनसम्पर्कको प्रमुख माध्यम प्रचारप्रसार हो।जसले गर्दा सरकार जनताबीचमा आपसी विश्वास बढ्न गई सरकारले गरेका कार्यमा अपनत्व बोध हुने गर्दछ।
– प्रभावकारी जनसम्पर्कका लागि कर्मचारी र सेवाग्राहीबीच राम्रो सम्बन्ध विकास गर्नका लागि गरिने व्यवस्थापकीय कार्यहरू जस्तैः योजना, संगठन निर्देशन, नियन्त्रण, समन्वय र सहकार्य नै जनसम्पर्क व्यवस्थापन हो। जनसम्पर्क
व्यवस्थापनमा समस्याको पहिचान र विषयवस्तुको छनोट, समस्याको विश्लेषण, उचित विकल्पहरूको खोजी, योजना र कार्यक्रमको तर्जुमा, जनसम्पर्कको प्रभावकारी व्यवस्था, अनुगमन र मूल्यांकन गरी पृष्ठपोषण दिइन्छ।
जनसम्पर्क व्यवस्थापन गर्दा ध्यान दिनुपर्ने विषयहरू
– कार्यालयमा सेवा लिन आएका जनतासँग सरल शिष्ट भाषा प्रयोग गरी सभ्य व्यवहार प्रदर्शन गर्ने।
– जनताका पीरमर्का बाधा, अड्चन हटाउन, सुविधा प्राप्त गर्न वा कुनै कुरा प्रस्ट हुन आएमा नियम र आफूले गरेर भनेर वा बुझाएर हुनेसम्मका कुरा आफूले सम्पन्न गर्ने , माथिल्लो अधिकृतसँग भेट गर्नुपर्ने भएमा भेट गराइदिनुपर्छ।
– माथिका अधिकृतसँग भेट गर्न वा गराउनुपर्ने सेवाग्राहीहरूको कामको प्रकृति र महत्व हेरी आगमनको समय अनुसार प्राथमिकता क्रमअनुसार भेट गराउनुपर्दछ।
– कानूनको परिधिभित्र रही आफूले गर्न काम, कर्तव्य यथाशीघ्र गरिदिनुपर्छ।
– बुझ्न खोजेको विषय आफूसँग सम्बन्धित नभएमा सम्बन्धित व्यक्ति वा कार्यालय बताइदिनुपर्छ।
– सेवाग्राहीको लागि बस्ने व्यवस्था, पानीको सुविधा, पत्रपत्रिका स्तनपान कक्षको व्यवस्था गर्नुपर्दछ।

जनसम्पर्क व्यवस्थापन गर्ने माध्यमहरू

– कर्मचारीद्वारा सिधै सम्पर्क
– प्रतिवेदनबाट
– नियमित प्रकाशन तथा चिठीपत्र
– प्रदर्शनीहरू
– सार्वजनिक सूचना, विज्ञापन
– सभा, सेमिनार, गोष्ठी, छलफल
– सामाजिक सञ्जालहरु
– रेडियो तथा टेलिभिजन
– पत्र–पत्रिकाहरु
– चलचित्र तथा डकुमेन्ट्रिहरु
– विभिन्न कार्यक्रम आयोजना ÷ सञ्चालन गरेर
– विभिन्न क्लब, गैरसरकारी संगठन आदि।

२. जिन्सी निरीक्षण फाराम प्रतिवेदन भन्नाले के बुझ्नुहुन्छ ? यसका उद्देश्य र महत्व लेख्नुहोस्। (२.५+२.५=५)

जिन्सी निरीक्षण फाराम प्रतिवेदन

– कार्यालयमा प्रयोग भएका जिन्सी मालसामानको प्रयोगको अवस्थाको यथोचित जानकारी हासिल गरी जिन्सी मालसामानको प्रयोग र परिचालन गरी हिफाजत गर्न, उचित रूपमा मर्मत सम्भार, लिलाम बिक्री गरी संरक्षण र सदुपयोग गर्न सहयोग पुगोस् भन्ने हेतुले जिन्सी निरीक्षण गर्ने गरिन्छ।
– जिन्सी निरीक्षण वर्षमा कम्तीमा एकपटक कार्यालय प्रमुख आफै वा आफू मातहतका कर्मचारीबाट अनिवार्य गराउनुपर्ने व्यवस्था छ।
– जिन्सी निरीक्षण गरी कार्यालयको जिन्सीको यथार्थ अवस्था थाहा नभएमा जिन्सी मालसामानको के कति मालसामान छन्, के कति मालसामान हानी–नोक्सानी भएकोमा हानी नोक्सानी हुन नदिई सुरक्षा, संरक्षण गर्नुपर्ने अवस्थामा छन्, के कति मालसामान मर्मत सम्भार गर्नुभन्दा लिलाम बिक्री गर्नु नै श्रेयस्कर छ भन्ने जस्ता कुराहरु थाहा नहुने हुँदा जिन्सी मालसामानको उचित व्यवस्थापन गर्नमा जिन्सी निरीक्षण कार्यले सहयोग पुग्न जान्छ। जिन्सी निरीक्षणका लागि म.ले.प.फा.नं.४११ को व्यवस्था गरिएको छ।
जिन्सी निरीक्षणको उद्देश्य
– जिन्सी सामानको यथोचित संरक्षण र सदुपयोग गर्नु,
– आम्दानी बाँधिए नबाँधिएको एकिन गर्नु,
– जिन्सी सामानको यथार्थ अवस्था थाहा पाउनु,
– जिन्सी सामानको हानी–नोक्सानी भएमा सम्बन्धित पक्षलाई जिम्मेवार बनाउनु,
– मालसामानको खरिद व्यवस्थापनलाई सहज बनाउनु,
– मर्मत सम्भार गर्नुपर्ने सामानबारे जानकारी लिनु,
– लिलाम तथा मिन्हा गर्नुपर्ने सामानको एकिन गरी लिलाम प्रक्रिया अगाडि बढाउनु।

जिन्सी निरीक्षणको महत्त्व

– आम्दानी बाँधिए नबाँधिएको एकिन गर्न,
– मर्मत सम्भार गर्नुपर्ने सामानबारे जानकारी लिन,
– जिन्सी सामानको हानी–नोक्सानी भएमा सम्बन्धित पक्षलाई जिम्मेवार बनाउन,
– मालसामानको खरिद व्यवस्थापनलाई सहज बनाउन,
– जिन्सी सामानको यथार्थ अवस्था थाहा पाउन,
– जिन्सी सामानको यथोचित संरक्षण र सदुपयोग गर्नm
– लिलाम तथा मिन्हा गर्नुपर्ने सामानको एकिन गरी लिलाम प्रक्रिया अगाडि बढाउन।

३.कार्यालय सञ्चालनमा दर्ता र चलानी भन्नाले के बुझिन्छ ? उल्लेख गर्नुहोस्। (२.५+२.५=५)

कार्यालयमा प्राप्त भएका चिट्ठी पत्रहरुको अभिलेख राख्ने कार्य

दर्ता :

– कार्यालयमा प्राप्त भएका चिट्ठी पत्रहरुको अभिलेख राख्ने कार्यलाई दर्ता भनिन्छ। पत्र दर्ता गर्दा पठाउनेको नाम र ठेगाना, मिति, बिषय आदि कुराहरू उल्लेख गरिन्छ।
– कार्यालयको प्रकृति अनुसार दर्ता विवरण हरु फरकफरक हुन सक्छन्। दर्ता किताबमा दर्ता नम्बर, दर्ता मिति, प्राप्त भएको पत्रको संख्या र पत्र मिति, पठाउने कार्यालयको नाम, पत्रको व्यहोरा वा बिषय र पत्र बुझ्ने फाँटवालाको नाम, सहि र मिति तथा कैफियत महल उल्लेख गरिएको हुन्छ।

संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयको आन्तरिक व्यवस्थापन कार्यविधि, २०५८ को अनुसूची ३ मा व्यवस्था गरिएको दर्ता किताबको नमूना

दर्ता किताबको महलहरु

१. क्र.सं.
२. दर्ता मिति
३. प्राप्त पत्रको पत्र संख्या, मिति,
४. पठाउनेको नाम
५. बिषय
६. दाखिला समय
७. बुझिलिनेको नाम, दस्तखत ,मिति
८. कैफियत

चलानी :

अन्यत्र पठाउने समयमा पत्रहरुको अभिलेख राख्ने कार्य

– कार्यालयवाट चिट्ठी पत्रहरु अन्यत्र पठाउने समयमा पत्रहरुको अभिलेख राख्ने कार्यलाई चलानी भनिन्छ।
– पत्र चलानी गर्दा पत्र पठाउनेको नाम, ठेगाना, मिति, बिषय आदि कुराहरू उल्लेख गरिन्छ। कार्यालयको प्रकृति अनुसार चलानीका विवरणहरु फरकफरक हुन्छन्। चलानी गरिएका पत्रहरु चलानी किताबमा अभिलेख गरिन्छ।
– यसमा चलानी नम्बर, मिति, चलानी हुने पत्रको पत्रसंख्या र पत्रको मिति, पत्रको व्यहोरा वा बिषय, पत्र प्राप्त गर्ने कार्यालयको नाम, ठेगाना र कैफियतको महल उल्लेख गरिएको हुन्छ। परिचर किताब (पियन बुक) बाट चिट्ठी पत्र बुझाउन सकिन्छ। जस्तैः चलानी किताबको नमूना तल दिईएको छ।
सामान्य प्रशासन मन्त्रालयको आन्तरिक व्यवस्थापन कार्यविधि, २०५८ को अनुसूची –४ मा रहेको चलानी किताबको नमूना

चलानी किताबको महलहरु

१. क्र.सं.
२. चलानी मिति
३. च.नं.
४. पत्रको
४.२ पत्र संख्या
४.२ मिति
५. पठाउनेको नाम
६. बिषय
७. परिचर किताब नं.
८. चलानी समय
९. बुझिलिनेको दस्तखत
१०. कैफियत

निष्कर्ष

उपरोक्त बमोजिम चिठी पत्र दर्ता, चलानी तथा गोप्य कागजात बुझ्ने अभिलेख किताबमा जनाउँदा सावधानी साथ गर्नुपर्छ। माथिका महलहरुमा उल्लिखित बिषयहरुलाई ध्यान दिई दुरुस्त अभिलेख गर्नुपर्दछ। नयाँ आर्थिक बर्ष संगै दर्ता, चलानी किताब परिवर्तन गरि अद्यावधिक गर्नुपर्दछ।