१. पत्र व्यवहार भन्नाले के वुझिन्छ ? पत्र व्यवहार गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु लेख्नुहोस्। २.५+२.५=५

पत्र व्यवहार

– कुनै पनि सरकारी , निजि र व्यावसायिक कार्यालयहरुले एक आपसमा गर्ने पत्रको आदान प्रदानलाई कार्यालय सन्चालनको सन्दर्भमा पत्र व्यवहार भनिन्छ।
– कुनै पनि सरकारी कार्यालय , ब्यक्ति वा संगठित संस्थाले अर्को कुनै सरकारी कार्यालय , ब्यक्ति वा संगठित संस्थालाई पत्रको माध्यमबाट सुचना आदानप्रदान गर्ने कार्यलाइ पत्र व्यवहार भनिन्छ।
– कुनै एउटा कार्यालयले अर्को कार्यालयबाट आफुलाई आवश्यक सहयोग माग्न वा कुनै बिषयको बारेमा जानकारि लिन निश्चित प्रक्रियालाइ नै पत्र व्यवहार भनिन्छ। अथवा दुई निकायबिचको लिखित सम्पर्कलाई पत्र व्यवहार भनिन्छ
पत्र व्यवहार गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु
– एक कार्यालयले अर्को कार्यालयलाई वा कार्यालय सम्बद्व पदाधिकारिलाइ पत्र व्यवहार गर्दा लेटरप्याडमा पत्र तयार गर्नुपर्दछ
– पत्र कुन पदाधिकारी वा निकायलाइ लेखिएको हो सोही अनुरुपको सम्बोधन हुनुपर्छ।
– पत्रमा मिति, बिषय, च.नं. का साथै जवाफ दिन खोजिएको पत्र भए प्राप्त पत्र संख््या , संक्षिप्त ब्यहोरा समेत खुलाउनुपर्छ।
– पत्रबाट भन्न खोजिएको कुरा स्पष्ट र सहजै रुपमा बुझिने खालको हुनुपर्छ।
– पत्र जरुरी, अत्यन्त जरुरी, गोप्य, तुरुन्त वा साधारण के हो खोलिएको हुनुपर्दछ।
– पत्रमा प्रयोग हुने शब्दहरु दोहोरो अर्थ लाग्ने हुनु हुदैन र जानकारी लिन खोजिएको विषय स्पष्टरुपमा लेखिएको हुनुपर्दछ।
– कार्यालयको चलानी किताबमा अभिलेख राखी पत्र संख्या र चलानी नम्बर समेत लेखिएको हुनुपर्छ।
– कार्यालयको छाप , हस्ताक्षर गर्ने अधिकारिको नाम ,थर, पद र हस्ताक्षर भएको हुनु पर्दछ।
– पत्र कुन साधनद्वारा पठाइएको छ सो कुरा चलानी किताबमा प्रष्ट खुलाउनु पर्दछ।
– पत्र लेख्दा आदेश , निर्देशन वा निर्णय कुन आधारमा लेखिएको हो सो कुरा प्रष्ट खुलाउनुपर्छ।
– बोधार्थ वा कार्यार्थ गर्नुपर्ने हो होइन सो सम्बन्धमा बिचार पु¥याउनुपर्दछ।

२. भौतिक परीक्षण तथा प्रतिवेदन भनेको के हो ? यसको महत्व वारे लेख्नुहोस्। (२.५+२.५=५)

भौतिक परीक्षण तथा प्रतिवेदन

– कार्यालयमा खरिद गरिएका, उत्पादन भएका वा अन्य कतैबाट हस्तान्तरण भइआएका जिन्सी मालसामानहरु प्राप्तिको क्रममा सो जिन्सी सामानको एकिन रुपमा भौतिक परीक्षण गर्नुपर्दछ।
– माल सामानको विवरण एकिन गर्न मालसामानको परिमाण, स्पेसीफिकेशन, मोडल नम्वर, उत्पादन बर्ष, उत्पादन भएको देश, खरिद सम्झौतामा उल्लेख भएका अन्य शर्तहरु, वारेन्टि पिरियड, ग्यारेन्टि पिरियड, कम्पनीको ट्रेडमार्क आदि भए नभएको भौतिक परीक्षण गर्नुपर्दछ।
– कार्यालयमा खरिद गरिएका, उत्पादन भएका वा अन्य कतैबाट हस्तान्तरण भइआएका जिन्सी मालसामानहरु प्राप्तिको क्रममा सो जिन्सी सामानको एकिन रुपमा भौतिक परीक्षण गर्न मालसामानसँग सम्वन्धित प्राविधिक विशेषज्ञ र मूल्यांकन समितिका पदाधिकारीहरु यस कार्यमा संलग्न रहन्छन।
– जिन्सी मालसामानहरुको निरीक्षण पछि यसको प्रतिवेदन कार्यालय प्रमुखलाई पेस गर्न पर्दछ।
– त्यसैगरी कार्यालयमा बिग्रेको, नासिएको, च्यातिएको, खिइएको, टुटफुट भएको, दैवी घटना वा भवितव्यद्वारा बिग्रेको, मर्मत सम्भार गर्नुभन्दा नयाँ किन्दा किफायती हुने खालका र हराएका सामानहरूको मिन्हाको कारवाहीका लागि जिन्सी निसर्ग÷मिन्हा फाराम फारामको व्यवस्था भएको छ। जिन्सी निसर्ग÷मिन्हा फारामलाई म.ले.प.फा.नं.४१० ले जनाइन्छ। यस्तो अभिलेख राख्नुअघि जिन्सी मालसामानहरु भौतिक परीक्षण गरी सो को प्रतिवेदन समावेश गर्नु पर्दछ।\

३. सूचनाको हक भन्नाले के वुझ्नु हुन्छ ? यसको महत्व छोटकरीमा उल्लेख गर्नुहोस्। २.५+२.५=५

सार्वजनिक महत्वको सूचना माग्ने र पाउने अधिकार

सूचनाको हक

नेपालको संविधानको धारा २७मा सूचनाको हक सम्वन्धि व्यवस्था गरिएको छ। जस अनुसार प्रत्येक नागरिकलाई आÇनो वा सार्वजनिक सरोकारको कुनै पनि विषयको सूचना माग्ने र पाउने हक हुनेछ।तर कानून बमोजिम गोप्य राख्नु पर्ने सूचनाको जानकारी दिन कसैलाई बाध्य पारिने छैन। सार्वजनिक निकायमा रहेको सार्वजनिक महत्वको सूचना माग्ने र पाउने अधिकारलाई सूचनाको हक भनिन्छ। यसले देहायको अधिकारलाई समेत जनाउँदछ :

– सार्वजनिक निकायमा रहेको कुनै लिखत, सामग्री तथा सो निकायको कामकारबाहीको अध्ययन वा अवलोकन गर्ने अधिकार,
– सार्वजनिक निकायमा रहेको कुनै लिखतको प्रमाणित प्रतिलिपि प्राप्त गर्ने अधिकार,
– सार्वजनिक महत्वको निर्माण कार्य भइरहेको स्थलको भ्रमण र अवलोकन गर्ने अधिकार,
– कुनै सामग्रीको प्रमाणित नमुना लिने अधिकार,
– कुनै पनि किसिमको यन्त्रमा राखिएको सूचना त्यस्तो यन्त्रमार्फत प्राप्त गर्ने अधिकार।

प्रत्येक सार्वजनिक निकायले नागरिकको सूचना हकको सम्मान र संरक्षण गर्नु गराउनुपर्ने व्यवस्था सूचनाको हकसम्बन्धी ऐन, २०६४ ले गरेको छ। यसका लागि देहायका काम गर्नु सार्वजनिक निकायको दायित्व हुने व्यवस्था छ :

– सूचना वर्गीकरण गर्ने, अद्यावधिक गर्ने,
– समय–समयमा सार्वजनिक गर्ने,
– प्रकाशन तथा प्रसारण गर्ने गराउने,
– सूचनामा नागरिकको पहुँच सरल र सहज बनाउने,
– कामकारबाही खुला र पारदर्शी रूपमा गर्ने,
– सूचना प्रवाह गर्न सूचना अधिकारीको व्यवस्था गर्ने,
– कर्मचारीका लागि उपयुक्त तालिम र प्रशिक्षणको व्यवस्था गर्ने।

सूचनाको हकको महत्व

– राज्यका काम कारवाही लोकतान्त्रिक पद्धति अनुरुप खुला र पारदर्शी वनाउन,
– राज्यलाई नागरिक प्रति जवाफदेहि र जिम्मेवार वनाउन ,
– सार्वजनिक निकायमा रहेको सार्वजनिक महत्वको सुचनामा आम नागरिकको सरल र सहज पहँुच वनाउन,
– राज्य र नागरिकको हितमा प्रतिकुल असर पार्ने सम्वेदनशील सुचनाको संरक्षण गर्न,
– नागरिकको सुसुचित हुने हकलाई संरक्षण र प्रचलन गराउन।

(प्रस्तुत सामग्री चैतन्य एकेडेमी नेपालद्वारा प्रकाशन गरिएको हो।)

सल्लाह सुझाव तथा लोकसेवा सम्बन्धी सम्पूर्ण कक्षाका लागि चैतन्यमा सम्पर्क गर्नुहोला।

Chaitanya Academy Nepal

New Baneshwor, Shankhamool, Kathmandu

Contact No. 01-4792427, 9851246100, 9851146100