१. पत्र व्यवहार भनेको के हो ? नेपाल सरकारको प्रशासकीय कार्य फछ्र्योट नियम, २०२६ अनुसार प्राथमिकताका आधारमा चिठ्ठीपत्रको वर्गीकरण कसरी गरिएको छ ? (१+४)

उत्तरः

पत्र व्यवहार

कार्यालयको सञ्चार व्यवस्थापन का लागी लिखित रूपमा एक पक्षले अर्को पक्षसँग सम्पर्क राखका लागि गरिने क्रियाकलाप अर्थात् कागजमा आवश्यक कुरा लेखि अर्को पक्ष वा व्यक्तिलाई सम्बोधन गरि एक स्थानवाट अर्को स्थानमा पठाउने कार्यविधिलाई पत्रव्यवहार भनिन्छ ।

संसारमा लिखित सञ्चारको सबैभन्दा बहुप्रचलित माध्यम पत्रव्यवहार नै हो ।

• यस माध्यमवाट स्थानीय, दुर्गम आदि सबै ठाउँहरुमा खवर वा कुराको आदानप्रदान गर्न सकिन्छ ।

प्राथमिकताका आधारमा चिठीका प्रकार :

सरकारको प्रशासकीय कार्य फछ्र्योट नियम २०२६ अनुसार पत्रहरुलाई प्राथमिकताका आधारमा निम्नानुसार वर्गीकरण गर्ने गरिएको छ :

१. साधारण : यस पत्रको जवाफ आफैले काम फछ्र्योट गर्नुपर्नेमा ७ दिन र माथिल्लो स्तरमा पेश गर्नुपर्नेमा ३ दिनभित्र पेश गरि कार्य फछ्र्योट गर्नुपर्छ ।

२. जरुरी : जरुरी अङ्कित गरेको पत्र आफैंले फछ्र्योट गर्नुपर्नेमा ५ दिन र माथिल्लो स्तरमा पेश गर्नुपर्नेमा २ दिनमा पेश गरि आदेश प्राप्त गर्नुपर्दछ ।

३. अतिजरुरी : अति जरुरीको सङ्केत राख्दा प्रायः जसो रातो मसिले राखुपर्दछ । यस्ता पत्र सम्बन्धि आफैले काम फछ्र्योट गर्नुपर्नेमा ३ दिन र माथिल्लो स्तरमा पेश गर्नुपर्नेमा १ दिनमा फछ्र्योट गर्नुपर्दछ । कहिलेकाही प्राप्त हुनासाथ कारबाही गर्नुपर्ने हुन्छ ।

४. तुरुन्त : कार्यको प्रकृति हेरि तुरुन्त भनी प्राथमिकता अंकित भएको पत्र सम्बन्धि कार्य फछ्र्योट गर्दा आफैले काम फछ्र्योट गर्नुपर्नेमा आफू समक्ष पेश भएकै दिन र माथिल्लोस्तरमा पेश गर्नुपर्नेमा सोही दिन तुरुन्त र कार्यालय उठने समयमा गरेको भए कार्यालय बस्ना साथ तुरुन्त कार्य फछ्र्योट गरि निकासा लिनुपर्दछ ।

यसरी पत्र व्यवहार प्रशासनिक संचारको बहुप्रचलित विधि हो । नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा चिठ्ठीपत्रलाई प्राथमिकताका आधारमा साधारण, जरुरी, अति जरुरी र तुरुन्त भनी सोही अनुसार कार्य सम्पादन समय सिमा तोकिएको छ ।

२. अभिलेख व्यवस्थापनका सन्दर्भमा नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा के कस्तो व्यवस्था गरिएको छ ? (५)

उत्तरः

अभिलेख भन्नाले निश्चित प्रयोजनको लागिअधिकारप्राप्त अधिका रीद्वारा तयार पारी प्रमाण वा सूचनाको लागि आधिकारिक निकायमा सुरक्षित साथ राखिएको लेखोट तथा कागज, टाइप, मुद्रण वाकम्प्यूटरबाट प्रिन्ट निकालिएको लिखत वा प्रमाणित सामग्री तथा लिखितदस्तावेजलाई बुझिन्छ । नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा अभिलेख व्यवस्थापनका संदर्भमा निम्नानुसार व्यवस्था गरिएको छ :

नीतिगत तथा कानुनी व्यवस्था

– सरकारी कागजात धुल्याउने नियमहरु, २०२७ (पहिलो संशोधन, २०७०) मा अभिलेखको वर्गिकरण गरीधुल्याउने समय तथा धुल्याउने प्रक्रिया समेत निर्धारण गरिएको,

– लेखा परीक्षण ऐन, २०७५ मा विद्युतीय माध्यमबाट अभिलेख राखे व्यवस्था गरिएको,

– स्थानीय सरकार संचालन ऐन, २०७४ मा स्थानीय तहले पञ्जीकरण गरी अभिलेख राखुपर्ने व्यवस्थारहेको,

– अभिलेख संरक्षण ऐन, २०४६ र नियमावली, २०६३, लगायतका क्षेत्रगत, विषयगत नीतिहरु

संस्थागत व्यवस्था

– राष्ट्रिय किताबखाना, सैनिक किताबखाना, प्रहरी किताबखाना तथा शिक्षक कितावखाना,

– राष्ट्रिय अभिलेखालय तथा विभिन्न संग्रहालयहरु,

– डाटा सेन्टर र डाटा रिकभरी सेन्टर,

– केन्द्रिय तथ्याकं विभाग, राष्ट्रियपरिचयपत्रतथापञ्जिकरणविभाग,

नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा उल्लेखित कानुनी र संस्थागत व्यवस्थाका अवला विभिन्न कार्यालयहरुमा सूचनालाई एकीकृत गर्ने योजनाका साथ व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको अवलम्वन गरी अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने गरेका

छन् ।

३. फाईलिङ को उद्देश्यहरु चर्चा गर्नुहोस् । (५)

उत्तरः

कार्यालयमा प्राप्त हुन आएका वा कार्यालयबाट सिर्जना भएका विभिन्न कागज पत्रहरु, प्रतिवेदन तथा प्रलेखहरु भविष्यमा आवश्यक पर्दा सजिलै खोज्न वा प्राप्त गर्न सकियोस भन्ने हेतुले क्रमबद्ध एवं सुरक्षित रुपले राखे प्रक्रिया नै फाइलिङ हो ।

फाइलिङका उदेश्यहरु निम्नानुसार छन् :

– निर्णय प्रक्रियाका लागि आवश्यक पर्ने सूचना शीघ्ररुपमा जुटाई निर्णय प्रक्रिया छिटो र सरल बनाउनु,

– ऐतिहासिक दस्तावेज, महत्त्वपूर्ण प्रमाण तथा अभिलेखको संरक्षण गर्नु,

– बजेट नीति निर्माण वा योजना तर्जुमाका क्रममा आवश्यक पर्ने सूचना तथा तथ्याकं उपलब्ध गराउनु,

– कार्यालय संचालनका क्रममा संकलन भएका कागजपत्रहरूको सही व्यवस्थापन गर्नु,

– कार्यालय रुपाकन र सजावटमा सहयोग गरी संगठनको कार्यस्थललाई आकर्षक बनाउनु,

– विवाद समाधान गर्न तथा प्रमाणको रुपमा पेश गर्नु, न्यायिक निरोपण गर्न आवश्यक परेमा

समग्रमा फाइलिङको मूल उदेश्य अभिलेख व्यवस्थापनमा लाग्ने समय, श्रम र लागत न्यूनीकरण गरी संगठन वा कार्यालयको कार्यकुशलता तथा विश्वसनीयता बढाउनु हो ।

४. बैठक व्यवस्थापनको सन्दर्भमा बैठक पूर्व गर्नुपर्ने कार्यहरु उल्लेख गर्नुहोस्।

उत्तरः

बैठकलाई व्यवस्थित, मर्यादित, योजनाबद्ध तथा समय सापेक्ष बनाउनु लाइ बैठक व्यवस्थापन भनिन्छ । बैठक व्यवस्थापन एउटा व्यवस्थित र चरणबद्ध प्रक्रिया हो बैठक व्यस्थापन अन्तरगत बैठक पूर्व गर्नुपर्ने कार्यहरु निम्न लिखित हुन सक्दछन् :

– बैठकको आवश्यकता पहिचान गर्ने,

– बैठकको अध्यक्षता गर्ने व्यक्तिको एकीन गर्ने,

– बैठकका एजेण्डा लेखन र स्वीकृति गर्ने,

– बैठकमा सहभागिहरुको नामावली तयार गर्ने,

– बैठक बस्ने मिति, समय र स्थान खुलाई बैठकमा सहभागीहरुलाई नि मन्त्रणा गर्ने,

– बैठकको कार्यतालिका बनाउने,

– बैठकस्थलको सरसफाई र अन्य आवश्यक व्यवस्था गर्ने,

– बैठकको निर्णय लेखे र सहभागीलाई हस्ताक्षर गराउने व्यक्ति तोक्ने

– आवश्यक लजिस्टिक तयारी गर्ने

– सहभागीलाइ अनु/उपस्थितिको सम्भावना बारे स्मरण गराई पूनः निश्चित गर्ने

यसरी विषयबस्तु र सहभागीको निर्धारण लगायत समग्र बैठकको योजना नै बैठक पूर्व गर्नुपर्ने कार्यहरु हुन् ।

(प्रस्तुत सामग्री चैतन्य एकेडेमी नेपालद्वारा प्रकाशन गरिएको हो।)

सल्लाह सुझाव तथा लोकसेवा सम्बन्धी सम्पूर्ण कक्षाका लागि चैतन्यमा सम्पर्क गर्नुहोला।

Chaitanya Academy Nepal

New Baneshwor, Shankhamool, Kathmandu

Contact No. 01-4792427, 9851246100, 9851146100