३.१ कार्यालय व्यवस्थापन

कार्यालय र कार्यालय व्यवस्थापनको अवधारणा र महत्व

कार्यालय परिचय

• कुनै निश्चित कार्य सम्पादन गर्ने स्थानलाई कार्यालय भनिन्छ ।
• संगठनको उद्देश्य प्राप्तिका लागि योजना निर्माण गर्ने, कार्यसञ्चालन गर्ने र तोकिएको उद्देश्य हासिल गर्ने स्थानलाई कार्यालय भनिन्छ ।
• सेवाप्रदायक र सेवाग्राहीबीचको सम्पर्क स्थलको रुपमा कार्यालयलाई लिन सकिन्छ ।
• सार्वजनिक सेवा प्रवाह कार्यालयबाट हुन्छ ।
• राज्य सञ्चालनको समग्र नीति तथा योजना कार्यालयबाट नै निर्माण गरिन्छ ।

कार्यालयको भूमिका

सार्वजनिक सेवा प्रभावको मूल मियोको रुपमा रहने कार्यालयका भूमिकालाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• सेवा केन्द्रको रुपमा
• समन्यव केन्द्रको रुपमा
• नियन्त्रण केन्द्रको रुपमा
• सूचना केन्द्रको रुपमा
• जनसम्पर्क केन्द्रको रुपमा
• निर्माण केन्द्रको रुपमा
• छलफल केन्द्रको रुपमा
• प्रशिक्षण केन्द्रको रुपमा
• उत्पादन केन्द्रको रुपमा

कार्यालयका कार्यहरु

जनहित, जनकल्याण र जनआवश्यकता परिपूर्तिका लागि स्थापित कार्यालयको कार्यहरुलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• कार्यालयका लागि आवश्यक सूचना संकलन गर्ने, सूचना सुरक्षित राख्ने, सूचना विश्लेषण गर्ने र आवश्यकता अनुसार सम्बन्धित पक्षलाई सूचना उपलब्ध गराउने
• कार्यालयमा आवश्यक नीति तथा योजना निर्माण गर्ने
• कर्मचारीको परिचालन गर्ने
• विभिन्न पक्षहरुबीच समन्यव गर्ने
• जनसम्पर्क गर्ने
• कार्यालयका लागि आवश्यक जनशक्तिको प्राप्ति गर्ने
• आफ्नो सम्पत्तिको सुरक्षा गर्ने
• सार्वजनिक सेवा प्रवाह गर्ने
• राज्यको नीति कार्यान्वयन गर्ने
• स्रोत र साधनको महत्तम उपयोग गर्ने

कार्यालयको महत्व

• संगठनको लक्ष्य र उद्देश्य हासिल गर्न
• आवश्यक सूचना संकलन गर्न
• विभिन्न शाखाहरुबीच समन्वय गर्न
• आवश्यक नीति तथा योजना निर्माण गर्न
• पत्रव्यवहार गर्न
• निर्णय निर्माण गर्न
• जनसम्पर्क स्थापित गर्न
• प्रभावकारी सेवा प्रवाह गर्न
• विभिन्न क्षेत्रमा सञ्चार सेवा प्रदान गर्न

कार्यालयका प्रकार

• आकार वा फैलावटको आधारमा
• साना कार्यालय
• मझौला कार्यालय
• ठूला कार्यालय
• भौगोलिक कार्यक्षेत्रको आधारमा
• स्थानीय
• क्षेत्रीय
• राष्ट्रिय
• स्वामित्वका आधारमा
• निजी कार्यलय
• सहकारी कार्यलय
• सामुदायिक कार्यालय
• सरकारी कार्यालय
• स्थायीत्वका आधारमा
• स्थायी कार्यलय
• अस्थायी कार्यलय

कार्यालय व्यवस्थापन परिचय

• कार्यालयको उद्देश्य प्राप्तिका लागि योजना बनाउने, कार्य सञ्चालन गर्ने र उद्देश्य हासिल गर्ने व्यवस्थित पद्दधति, प्रकृया एवै तौरतरिकालाई कार्यालय व्यवस्थापन भनिन्छ ।
• कार्यालयम उपलब्ध स्रोत र साधनको महत्तम उपयोग गर्दे उच्चतम् प्रतिफल हासिल गर्ने कार्य हो कार्यालय व्यवस्थापन।
• यसले गुनासो व्यवस्थापन गर्न र सेवाग्राहीको चाहना एवं अपेक्षा पूरा गर्न सहयोग पुर्‍याउँदछ ।
• यसले कार्यालयको कार्यप्रणालीलाई व्यवस्थित एवं सरलिकृत गर्न सहयोग पुर्‍याउँदछ ।
• कार्यालयको व्यवस्थित सञ्चालन प्रक्रिया एवं पद्धतिलाई कार्यालय व्यवस्थापन भनिन्छ ।
• कार्यालयको उद्देश्य प्राप्तिका लागि योजना बनाउने, निर्णय लिने, संगठन गर्ने, कर्मचारी व्यवस्थापन गर्ने, निर्देशन गर्ने र नियन्त्रण गर्ने कार्य हो कार्यालय व्यवस्थापन ।
• कार्यालय व्यवस्थापनबाट प्रवाहकारी सेवा प्रवाहमा सहयोग पुग्दछ ।
• शीघ्र, मितव्ययी, कूशल र जनमैत्री सेवा प्रवाहको विधि, पद्धति एवं प्रकृया हो कार्यालय व्यवस्थापन

कार्यालय व्यवस्थापनको उद्देश्य/ महत्व / आवश्यकता

• कार्यालयको काम कारबाहीलाई प्रभावकारी बनाउनु
• शीघ्र कार्य सम्पादन गर्नु
• कार्यालयको काम कारबाहीमा एकरुपता ल्याउनु
• जनसम्पर्क अभिबृद्धि गर्नु
• सेवाग्राही गुनासोको व्यवस्थापन गर्नु
• छिटो, छरितो एवं प्रभावकारी सेवा प्रवाह गर्नु
• कार्यालयमा उपलब्ध स्रोत र साधनको समुचित उपयोग गर्नु
• सेवाग्राही र सेवाप्रदायकबीच सुसम्बन्ध स्थापना गर्नु
• कार्यालयमा हुने अनियितता एवं भ्रष्टाचार नियन्त्रण गर्नु

कार्यालय व्यवस्थापनका विशेषता

• यो व्यवस्थापकीय कार्य हो ।
• यो निरन्तर चल्ने प्रकृया हो ।
• यसमा बहुपात्र सहभागी हुन्छन् ।
• यो बहुआयामिक विषय हो ।
• यसमा स्रोत साधनको उच्चतम प्रयोग हुन्छ ।
• यो निश्चित विधि, प्रकृया एवं पद्धतिमा आधारित हुन्छ ।
• यो समन्वयकारी कार्य हो ।

नेपालका कार्यालय व्यवस्थापनमा देखिएका समस्याहरु

• स्रोत र साधनको अभाव
• समन्वयको अभाव
• बढ्दो अनियमितता र भ्रष्टाचार
• प्रविधिको न्यून प्रयोग हुनु
• खोज र अनुसन्धान हुन नसक्नु
• मानव संसाधनको प्रभावकारी उपयोग हुन नसक्नु
• दक्ष कर्मचारीको अभाव
• कुशल व्यवस्थापकीय नेतृत्वको अभाव

नेपालमा कार्यालयम व्यवस्थापनमा हुनुपर्ने सुधार

• आवश्यक स्रोत र साधन उपलब्ध गराउनुपर्ने
• विभिन्न क्षेत्रहरुबीच आपसमा समन्वय गरिनुपर्ने
• कार्यालयमा हुने गरेको भ्रष्टाचार र अनियमिता अन्त्य गरिनुपर्ने
• कार्यालय सञ्चालनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोग गरिनुपर्ने
• कार्यालयको कार्यप्रणालीलाई व्यवस्थित बनाउन आवश्यक खोज तथा अनुसन्धान गरिनुपर्ने
• कर्मचारिलाई उचित तालिम तथा सेवा सुविधा प्रदान गरिनुपर्ने
• दक्ष जनशक्तिको व्यवस्था गरिनुपर्ने
• कुशल नेतृत्व विकास गरिनुपर्ने

अभिलेख व्यवस्थापन

अभिलेख परिचय

• सामान्य अर्थमा महत्वपूर्ण कागजातहरुलाई सुरक्षित एवं व्यवस्थित रुपमा राख्ने कार्यलाई अभिलेख भनिन्छ। अभिलेख महत्वपूर्ण कागजातहरुको संरक्षण गर्ने विधि, पद्धती एवं प्रकृया हो । व्यवस्थित रुपमा राखिएको अभिलेखले कार्यालयको सेवा प्रवाहलाई प्रभावकारी बनाउँदछ। अभिलेखले प्रमाणको कार्यमा समेत सहयोग पुर्‍याउँदछ ।

अभिलेखको महत्व

• कागजातहरु आगो, पानी, धुलो धुवाँबाट जोगाउन
• खोजेको बेला सजिलै भेटाउन
• समय र ठाँउको बचत गर्न
• नीति, योजना र बजेटको लागि आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउन
• सञ्चारका लागि पूर्वाधार तयार गर्न
• सूचनाको हक कार्यान्वयन गर्न
• ज्ञान, सीप, सूचना र प्रविधि हस्तान्तरण गर्न
• भविष्यका लागि आवश्यक प्रमाणको रुपमा पेश गर्न

अभिलेखको वर्गिकरण

अभिलेखलाई विषय, उद्देश्य, क्षेत्र, महत्व, समय आदिका आधारमा विभिन्न प्रकारमा विभाजन गर्न सकिन्छ ।

• विषयबस्तुको आधारमा अभिलेखलाई देहायबमोजिम विभाजन गर्न सकिन्छ ।
• कर्मचारी अभिलेख
• वित्तीय अभिलेख
• प्रगति विवरण अभिलेख
• सम्पत्ति अभिलेख
• कानूनी अभिलेख
• पुरातात्विक अभिलेख आदि

समयका आधारमा अभिलेखलाई देहायबमोजिम वर्गिकरण गर्न सकिन्छ ।

• दीर्घकालीन अभिलेख
• मध्यकालीन अभिलेख
• अल्पकालीन अभिलेख

क्षेत्रगत हिसाबले अभिलेखलाई देहायबमोजि विभाजन गर्न सकिन्छ ।

• व्यक्तिगत अभिलेख
• सांगठनिक अभिलेख
• सरकारी अभिलेख

अभिलेखको महत्व, उपयोगिता एवं आवश्यकताका आधारमा अभिलेखलाई देहायबमोजिम विभाजन गर्न सकिन्छ ।

• अतिमहत्वपूर्ण अभिलेख
• कहिल्यै धुल्याउन नमिल्ने कागजातहरुलाई अति महत्वपूर्ण अभिलेखको रुपमा लिईन्छ । नाप नक्शा सम्बन्धी कागजात, सन्धी/ सम्झौता सम्बन्धी कागजातहर यस अन्तर्गत पर्दछन् ।
• महत्वपूर्ण अभिलेख
• २० बर्षपछि धुल्याउन मिल्ने अर्थात १० देखि २० बर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने कागजातहरुलाई महत्वपूर्ण अभिलेखको रुपमा राखेको पाईन्छ । ठेक्का पट्टा, बोलपत्र, टेण्डर, महत्वपूर्ण प्रतिवेदन सम्बन्धी कागजातहरु यस अन्तर्गत पर्दछन ।
• उपयोगी अभिलेख
• १ देखि १० बर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने अभिलेखलाई उपयोगी अभिलेख भनिन्छ । बील, भरपाई, रसिद, लेखापरीक्षण भईसकेका लेखापालन सम्बन्धी श्रेस्ता आदि कागजातहरु यस अन्तर्गत पर्दछन् ।
• अनावश्यक अभिलेख
• भविष्यका लागि आवश्यक नपर्ने १ बर्ष भित्र धुल्याउन मिल्ने कागजातहरुलाई अनावश्यक अभिलेख भनिन्छ । कर्मचारीले पेश गरेका विदा सम्बन्धी निवेदन, निमन्त्रणा तथा शुभकामना कार्डहरु यस प्रकृतिका अभिलेख अन्तर्गत पर्दछन् ।

अभिलेख व्यवस्थापन

कागजातहरुको संकलन, वर्गिकरण, प्रशोधन, संरक्षण, उपयोग एवं विसर्जन गर्ने कार्य सम्मको समष्टिलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ। कार्यालयको लागि उपयोगी कागजपत्रहरुको संरक्षण गर्ने र अनावश्यक कागजातहरु नष्ट गर्ने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापनको रुपमा बुझिन्छ । संगठन एवं व्यवस्थापनको नियमित एवं आधारभूत कार्य हो । यो समय सापेक्ष एवं गतिशील प्रकृया हो। यो एक बहुआयामिक विषय हो । संगठन एवं व्यवस्थापनको प्रभावकारीताको मापन गर्ने एउटा महत्वपूर्ण सूचकको रुपमा अभिलेख व्यवस्थापनलाई लिन सकिन्छ ।

अभिलेख व्यवस्थापनको उद्देश्य

कार्यालय व्यवस्थापनको एक महत्वपूर्ण पाटोको रुपमा रहेको अभिलेख व्यवस्थापनका उद्देश्यहरु देहायबमोजिमका रहेका छन् ।

• कार्यालयको कामको सिलसिलामा आवश्यक पर्ने प्रमाण, सूचना, लिखत, कागजात तथा दस्तावेजहरुको सुव्यवस्थित र बैज्ञानिक अभिलेख राख्ने
• सूचना तथा अभिलेखको अद्यावधिक अभिलेख राखी कुनै व्यक्ति वा निकायले माग गरेको अवस्थामा कानूनबमोजिम नक्कल उपलब्ध गराउने
• व्यवस्थापकलाई आवश्यक तथ्य, सूचना एवं जानकारी उपलब्ध गराई निर्णय प्रकृयामा सहयोग पुर्‍याउने
• आवश्यक परेको बेलामा खोजेको सूचना जोसुकैले प्राप्त गर्न सक्ने गरी अभिलेख व्यवस्थापनको कार्य सरल, सुलभ, वस्तुतिष्ठ र पारदर्शी बनाउने
• कार्यालयमा रहेका मिसिल, कागजात, लिखत तथा दस्तावेजलाई पानी, धमिरा, कीरा आदिबाट जोगाई आबश्यक औषधीसमेतको प्रयोग गरी हरसमयमा सुरक्षित राख्ने
• लिखतहरुको महत्व स्पष्ट पार्ने
• कार्यालयमा दक्षता ल्याउन
• सार्वजनिक उत्तरदायित्व प्रवर्धन गर्न
• समग्र सार्वजनिक प्रशासनका सुशासन कायम गर्न, आदि।

अभिलेख व्यवस्थापनका विशेषताहरु

• अभिलेख व्यवस्थापन उद्देश्यमूलक हुन्छ ।
• अभिलेखको वर्गिकरण गरि व्यवस्थापन गरिन्छ ।
• अभिलेख गर्ने कार्य समन्वयात्मक हुन्छ ।
• अभिलेख उलब्धताको निश्चितत हुन्छ ।
• यो व्यवस्थापनको सहयोगी संयन्त्र हो ।

अभिलेख व्यवस्थापनको महत्व

अभिलेख व्यवस्थापनको महत्वलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• महत्वपूर्ण कागजातहरुको संरक्षण गर्न
• अनावश्यक कागजातहरु धुल्याउन
• कागजातहरु खोजेको बखत तुरुन्त फेला पार्न
• प्रमाणका रुपमा आवश्यक कागजातहरु पेश गर्ने
• कार्यालका नीति, योजना र कार्यक्रमका लागि आवश्यक सूचना तथा तथ्यांक उपलब्ध गराउन
• कार्यालयमा हुनसक्ने आर्थिक दुरुपयोगलाई निरुत्साहन गर्न
• सेवा प्रदायक र सेवा ग्राहीबीच सुसम्बन्ध स्थापना गर्न
• कार्यालयले लिएका लक्ष्य एवं उद्देश्यहरु सहज रुपमा हासिल गर्न । आदि।

अभिलेख व्यवस्थापनका चक्र

अभिलेखको सृजना गर्ने, अभिलेखको उपयोग गर्ने, संरक्षण गर्ने र अनावश्यक अभिलेखलाई नष्ट गर्ने कार्यसम्मको समष्टिलाई अभिलेख व्यवस्थापन चक्र भनिन्छ ।

• सृजना गर्ने
• अभिलेख व्यवस्थापनको पहिलो चक्र हो।
• कामको सिलसिलामा प्राप्त भएका कागजातहरुलाई वर्गिकरण गरी संरक्षण गर्ने कार्य नै अभिलेखको सृजना हो।
• उपयोग गर्ने
• प्राप्त भएका कागजातहरुलाई संरक्षण गरी आवश्यकता परेका बखत ती कागजातहरुको प्रयोग गर्ने कार्य नै उपयोग हो ।
• उपयोगलाई अभिलेख व्यवस्थापनको दोस्रो चक्रको रुपमा लिईन्छ ।
• धारण/ स्थगन गर्ने
• अभिलेखिकृत कागजातहरुलाई भविष्यमा चाहिएका बखत उपलब्ध गराउने गरी व्यवस्थित रुपमा राख्ने कार्य हो धारण/स्थगन ।
• यो अभिलेख व्यवस्थापनको तेस्रो चक्र हो ।
• नष्ट गर्ने
• अभिलेखिकृत कागजातहरुको प्रयोजन समाप्त भईसकेपछि त्यस्ता कागजातहरुलाई सडाउने कार्य नै नष्ट वा विनाश हो ।
• यो अभिलेख व्यवस्थापनको अन्तिम चक्र हो।

नेपालमा अभिलेख व्यवस्थाको अवस्था

नेपालमा अभिलेख व्यवस्थापनको सम्बन्धमा रहेको व्यवस्थालाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

सकारात्मक पक्ष

• प्रत्येक सरकारी कार्यालयमा छुट्टै अभिलेख फाँटको व्यवस्था
• विद्युतीय फाईलिङको शुरुवात गरिएको
• अभिलेखमा संलग्न कर्माचारीहरु व्यवस्था गरिएको
• अभिलेख व्यवस्थापनमा व्यवस्थापनले विशेष चासो दिने गरेको
• अभिलेख व्यवस्थापनमा संलग्न कर्मचारीहरुको लागि तालिमको व्यवस्था
• अभिलेख संरक्षण ऐन, २०४६, अभिलेख संरक्षण नियमावली, २०६३, सूचनाको हक सम्बन्धी ऐन, २०६४, नियमावली, २०६५ सुशासन ऐन, २०६४, नियमावली, २०६५, नेपालको सरकारी कागजात धुल्याउने नियमहरु २०२७ ले अभिलेख व्यवस्थापन सम्मबन्धमा प्रभावकारी व्यवस्थाहरु गरेको पाईन्छ।

दुर्वल पक्षहरु

• परम्परागत अभिलेख प्रणालीको बाहुल्यता
• अभिलेख व्यवस्थापनमा उत्तरदायित्वको अभाव
• आवश्यक एकिकृत नीतिको अभाव
• आवश्यक ठाँउको अभाव
• साधन र स्रोतको अभाव
• दक्ष कर्मचारीको अभाव
• आधुनिक प्रविधिको प्रयोग नहुनु
• अभिलेखको जिम्मेवारीमा कर्मचारीको रुचि नहुनु
• अभिलेख व्यवस्थापनमा संलग्न कर्मचारीको लागि तालिमको अभाव आदि।

अभिलेख सुरक्षित राख्ने उपाय

• दर्ता प्रणाली
• कार्यालयका विभिन्न कागजातहरुलाई मिति र विवरण अनुसार दर्ता गरि सुरक्षित राख्ने विधिलाई दर्ता प्रणाली भनिन्छ ।
• यसरी दर्ता गरिएका अभिलेखलाई अधिकार प्राप्त अधिकरीबाट प्रमाणित गराई राखिन्छ ।
• मिसिल प्रणाली
• कुनै व्यक्ति वा संस्था वा क्षेत्रसँग सम्बन्धित कागजाहरुको एउटै फाईल खडा गरि सुरक्षित राख्ने प्रणाली हो मिसिल प्रणाली । यसलाई पनि अभिलेख राख्ने एउटा महत्वपूर्ण विधिको रुपमा लिईन्छ ।
• Computerizing
• महत्वपूर्ण सूचना तथा तथ्यांकलाई कम्प्यूटरको माध्यमबाट संरक्षण गर्ने कार्यलाई कम्प्यूटराईजिङ भनिन्छ । यसलाई अभिलेखको आधुनिक विधिको रुपमा लिईन्छ।
• Audio- visual system
• क्यमारा वा भिडियोमा महत्वपूर्ण सूचना तथा तथ्यांकलाई संरक्षण गर्न कार्यलाई Audio- visual system भनिन्छ । यो पनि अभिलेख प्रणालीको आधुनकि विधि हो।
• Documentation
• महत्वपूर्ण सूचनालाई एउटै पुस्तकमा संग्रहित गर्ने कार्यलाई Documentation भनिन्छ । यो पनि अभिलेखिकरणको आधुनिक उपाय हो।
• Micro- Filming
• पुरानो हस्तलिखित ग्रन्थहरु, भोजपत्र, तामापत्र आदिलाई विशेष प्रकारको क्मामराको माध्यमद्वारा तस्विर उतारी संरक्षण गर्ने कार्यलाई Micro- Filming भनिन्छ । यो अभिलेख सुरक्षित राख्ने अत्याधुनिक विधि हो।

नमुना प्रश्न :अभिलेख व्यवस्थापन भन्नाले के बुझ्नुहुन्छ ? यसको महत्व उल्लेख गर्नुहोस् । (५)

• कार्यालयका महत्वपूर्ण कागजातहरुलाई सुरक्षित राख्ने कार्यलाई अभिलेख भनिन्छ । कार्यालयका लागि महत्वपूर्ण कागजातहरुको संरक्षण प्रदान गर्ने र अनावश्यक कागजातहरुलाई धुल्याउने कार्यको समष्टित रुपलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ ।
• अभिलेख व्यवस्थापन कार्यालय व्यवस्थापनको एक महत्वपूर्ण अवयव हो ।
• अभिलेख व्यवस्थापनले कार्यालयका महत्वपूर्ण कागजातहरुको संरक्षण गरि कार्यालयलाई संचालन गर्न आवश्यक सूचना तथा तथ्यांकहरुको उपलब्ध गराउने काम गर्दछ ।
• समस्त कार्यालयको निर्धारित उद्देश्य हासिल गर्न मद्दत गर्ने सहयोयी अंगकोरुपमा अभिलेख व्यवस्थापनलाई लिन सकिन्छ ।

अभिलेख व्यवस्थापनको महत्व

अभिलेख व्यवस्थापनको महत्वलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• महत्वपूर्ण कागजातहरुको संरक्षण गर्न
• अनावश्यक कागजातहरु धुल्याउन
• कागजातहरु खोजेको बखत तुरुन्त फेला पार्न
• प्रमाणका रुपमा आवश्यक कागजातहरु पेश गर्ने
• कार्यालका नीति, योजना र कार्यक्रमका लागि आवश्यक सूचना तथा तथ्यांक उपलब्ध गराउन
• कार्यालयमा हुनसक्ने आर्थिक दुरुपयोगलाई निरुत्साहन गर्न
• सेवा प्रदायक र सेवा ग्राहीबीच सुसम्बन्ध स्थापना गर्न
• कार्यालयले लिएका लक्ष्य एवं उद्देश्यहर सहज रुपमा हासिल गर्न ।

तसर्थ, अभिलेख व्यवस्थापनले समग्र कार्यालयको काम कारबाहीलाई व्यवस्थित रुपमा संचालन गर्न सहयोग पुर्‍याउने हुँदा यसलाई प्रभावकारी रुपमा संचालन गर्न सरोकारवालाहरुको ध्यान जानुपर्ने देखिन्छ।

नमुना प्रश्न: सरकारी कागजात धुल्याउने नियमहरु, २०२७ मा अभिलेखलाई के-कसरी वर्गिकरण गरिएको छ ? प्रश्ट पार्नुहोस् ।(५)

अभिलेख परिचय

कार्यालयमा महत्वपूर्ण कागजातहरु प्राप्त गरी संरक्षण गर्ने कार्य नै अभिलेख हो । यसले महत्वपूर्ण कागजपत्रको संरक्षण गर्न सहयोग पुर्‍याउँदछ ।

अभिलेखको बर्गिकरण

सरकारी कागजात धुल्याउने नियमहरु, २०२७ अनुसार अभिलेखलाई देहायबमोजिम वर्गिकरण गरिएको छ।

• काम तामेल भएको १ बर्षपछि धुल्याउने कागजात
• दैनिक देखि अर्धबार्षिक प्रतिवेदनहरु, माईन्यूट किताब बाहेक बैठक सम्बन्धी कागजात, दैवि-प्रकोप पीडित सहायता सम्बन्धी कागजात लगायतका कागजातहरुलाई काम तामेल भएको १ बर्षपछि धुल्याउने कागजातको श्रेणीमा राखिएको छ ।
• काम तामेल भएको ३ बर्षपछि धुल्याउने कागजात
• स्थानीय निकायको संख्या थप-घट सम्बन्धी कागजात, अरु लेखा सम्बन्धी कागजात लेखापरीक्षण गराउनु पर्ने भए गराई अन्तिम फर फारक भएपछिका कागजात लगायतका कागजातहरुलाई काम तामेल भएको ३ बर्षपछि धुल्याउने कागजातको श्रेणीमा राखिएको छ।
• काम तामेल भएको ५ बर्षपछि धुल्याउने कागजात
• विदेशी राष्ट्रका सरकारी स्तरबाट पठाईने बधाई, शुभकामना र समवेदना सन्देशहरु, हाजिरी विदाको रेकर्ड राखी कर्मचारीको हाजिरी फाराम लगायतका कागजातहरु काम तामेल भएको ५ बर्षपछि धुल्याउने कागजातको श्रेणीमा राखिएको छ ।
• काम तामेल भएको १० बर्षपछि धुल्याउने कागजात
• बार्षिक प्रतिवेदन, हातहतियार विदेश वा विदेशबाट ल्याउने ईजाजतपत्र सम्बन्धी कागजात लगायतका कागजातहरु काम तामेल भएको १० बर्षपछि धुल्याउने कागजातको श्रेणीमा राखिएको छ ।
• काम तामेल भएको २० बर्षपछि धुल्याउने कागजात
• राहदानी सम्बन्धी मूल किताब र राहदानी सम्बन्धी दरखास्त र अरु भित्रि पत्र लगायतका कागजातहरु काम तामेल भएको २० बर्षपछि धुल्याउने कागजातको श्रेणीमा राखिएको छ ।
• कहिल्यै नधुल्याउने कागजात
• नेपालको नक्सा, कर्मचारीको सिटरोल लगायतका कागजातहरु कहिल्यै नधुल्याउने कागजातको श्रेणीमा राखिएको छ ।

अत : सरकारी कागजात तुल्याउने नियमहरु,२०२७ कागजातहरुलाई विभिन्न ६ प्रकारमा वर्गिकरण गरेको पाईन्छ ।

नमुना प्रश्न : अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोगका सम्बन्धमा छोटकरीमा चर्चा गर्नुहोस् । (५)

अभिलेख व्यवस्थापमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोग

कम्प्यूटर, इमेल, ईन्टरनेट लगायतका नविनतम् प्रविधिको उपयोग गर्दै अभिलेख प्रकृयालाई व्यवस्थित बनाउने कार्यलाई नै अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोगको रुपमा बुझिन्छ ।

• यसले अभिलेख व्यवस्थापनलाई प्रविधि मैत्री बनाउने कुराम जोड दिन्छ।
• सन् २००० को दशकमा विकास भएको विद्युतीय शासनको अवधारण सँगै अभिलेख व्यवयस्थानमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोगको मान्यत स्थापित भएको हो ।
• कम्यूटर तथा सूचना प्रविधि जस्ता आनुनिक प्रविधिको प्रयोगले अभिलेख व्यवस्थापनमा शीघ्रता, सहजता एवं प्रभावकारिता हासिल हुन्छ ।
• विद्युतीय प्रविधि एवं पूर्वाधारको विकास सँगै अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोग बढ्दो रहेको छ ।
• यसको प्रयोगले अभिलेख व्यवस्थापन कार्य प्रभावकारी भई सार्वजनिक सेवाप्रवाह जनमैत्री बनाउन सकिन्छ ।

अत : अभिलेख व्यवस्थापनमा नवीनतम् प्रविधिको प्रयोग गरी प्रभावकारी बनाउन सकिएमा कार्यालयको कार्यालयको कार्यप्रणालीमा सुधार ल्याई कार्यालयको ख्याति अभिबृद्धि गर्न सहयोग पुग्दछ ।

नमुना प्रश्न : अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोगको महत्व उल्लेख गर्दे यस सम्बन्धमा नेपालको सार्वजनिक निकायमा देखिएका समस्याहबारे चर्चा गर्नुहोस् । (५+५)

 अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोग

कार्यालयमा रहेका महत्वपूर्ण कागाजातहरुको संरक्षण गर्ने र अनावश्यक कागजपत्रहरुलाई धुल्याउने कार्य नै अभिलेख व्यवस्थापन हो । कार्यालयमा रहेका महत्वपूर्ण सूचना तथा जानकारीलाई कम्प्यूटरमा सुरक्षित राख्ने कार्यलाई नै अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोगको रुपमा बुझिन्छ ।

अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोगको महत्व

अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोगको महत्वलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• अभिलेख व्यवस्थापन प्रकृयालाई मितव्ययी बनाउन
• अभिलेख व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन
• अभिलेख व्यवस्थापनमा पारदर्शिता कायम गर्न
• कार्यालयको स्रोत र साधनको उचित रुपमा परिचालन गर्न
• सेवा प्रवाहलाई प्रविधिमैत्री बनाउन
• विद्युतीय शासनलाई मूर्तता दिन
• कार्यालयको उत्पादन र उत्पादकत्व अभिबृद्धि गर्न
• कार्यालयमा हुने भ्रष्टाचार र अनियमितता नियन्त्रण गर्न
• कार्यालयमा पारदर्शिता र जवाफदेहीता प्रवर्धन गर्न

अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोग सम्बन्धमा नेपालका सार्वजनिक निकायमा रहेका समस्या

अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोग सम्बन्धमा नेपालका सार्वजनिक निकायमा देखिएका समस्याहरुलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• उपयुक्त नीति एवं कार्यविधिको अभाव हुनु
• दक्ष कर्मचारीको अभाव हुनु
• स्रोत र साधनको अभाव रहनु
• कर्मचारीलाई पर्याप्त तालिमको अभाव रहनु
• विद्यमान नीति तथा कानूनको परिपालना नहुनु
• विद्युतीय सुरक्षाका लागि पर्याप्त पूर्वाधारको अभाव रहनु
• सूचना र प्रविधिमा सरोकारवालाहरुको सहज पहुँच नहुनु
• सूचना प्रविधि सम्बन्धी सरल कार्यविधिको अभाव रहनु

अत : अभिलेख व्यवस्थापनमा सूचना प्रविधिको प्रयोगले कार्यालयको सेवाप्रवाहलाई प्रभावकारी बनाउन सकिने भएता पनि नेपालका सरकारी कार्यालयमा रहेका विभिन्न समस्याहरुका कारण अभिलेख व्यवस्थापनमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोगलाई पूर्णता दिन नसकिएको अवस्था रहेकाले त्यस्ता समस्यालाई हल गर्दै अभिलेख व्यवस्थापनमा सूचना प्रविधिको प्रयोगलाई प्रभावकारी बनाउनुपर्ने देखिन्छ

कार्यालय सञ्चार परिचय

• दुई वा सोभन्दा बढी पक्षहरुबीच तथ्य, तथ्याङ्क र जानकारीको विनिमय गर्ने कार्यलाई संचारको रुपमा बुझिन्छ ।
• सामान्य अर्थमा २ पक्षबीच सुचना र जानकारीको आदनप्रदान गर्ने कार्यलाई सञ्चार भनिन्छ ।
• सञ्चार संगठन र व्यवस्थापनको एक आधारभूत एवं नियमित प्रकृया हो ।
• सञ्चार जनसम्पर्कको एक महत्वपूर्ण माध्यम हो ।
• सञ्चार कार्यालय व्यवस्थापनको एक अवयव हो ।
• कार्यालय सञ्चालनको आधारभूत माध्यमको रुपमा सञ्चारलाई लिईन्छ ।
• प्रभावकारी रुपमा संप्रेषित सञ्चारले कार्यालयमा कूशल सेवा प्रवाह गर्न, सांगठनिक द्वन्द्व न्यूनिकरण गर्न र सेवाप्रदायक र सेवाग्राहीबीचमा हुने असमझदारी न्यूनिकरण गर्न सहयोग पुग्दछ ।
• सञ्चारले कार्यालयमा विभिन्न पक्षबीच समन्वय गर्न सहयोग पुर्‍याउँदछ ।
• कार्यालयमा आन्तरिक तथा बाह्य नियन्त्रण प्रणालीलाई मजबुत बनाउने कार्य सञ्चारले गर्दछ ।

संचारको विशेषता

सञ्चारको विषेशतालाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• २ वा सो भन्दा बढी पक्षहरुको संलग्नता
• संगठन एवं व्यवस्थापनको आधारभूत कार्य
• संगठन एवं व्यवस्थापनमा निरन्तर चल्ने प्रकृया
• कार्यसम्पादनको आधार
• प्रशासकीय कार्य
• निर्णय निर्माणको आधार
• समन्वयको माध्यम
• नियन्त्रणको माध्यम
• निरन्तर चल्ले प्रकृया
• शिष्ट भाषाको प्रयोग

सञ्चार प्रकृया

एक व्यक्तिले अर्को व्यक्तिलाई समाचारहरु पठाउँदा वा विचारहरुको विनिमय गर्दा अपनाईने तरिकालाई सञ्चार प्रकृया भनिन्छ जसलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• समाचार वा विचारको पहिचान गर्ने
• सांकेतिक भाषाको रुप दिने
• निश्चित माध्यमको प्रयोग गरेर हस्तान्तरण गर्ने
• प्रेषकले पठाएको समाचार प्रापकले प्राप्त गर्ने
• प्रापकले प्राप्त समाचारलाई प्रस्ट बुझिने गरि रुपान्तरण गर्ने
• प्रापकले प्रेषकले पठाएको समाचार बुझ्ने
• सञ्चार प्रकृयामा भएका त्रुटिहरु पहिचान गरि भविष्यका लागि पृष्ठपोषण हासिल गर्ने

सञ्चारका सिद्धान्त

• स्पष्टता तथा पूर्णताको सिद्धान्त
• विश्वासिलो वातावरणको सिद्धान्त
• प्रभावकारीताको सिद्धान्त
• आधुनिक प्रविधिको सिद्धान्त
• योजनको सिद्धान्त
• पूष्ठपोषणको सिद्धान्त
• सहभागिताको सद्धान्त
• अनौपचारिकताको सिद्धान्त
• एकरुपताको सिद्धान्त
• शीघ्रताको सिद्धान्त

सञ्चारको किसिम

• अभिव्यक्तिको आधारमा
• मौखिक
• लिखित
• सांकेतिक
• मिश्रित
• संगठनात्मक पद्धतीको आधारमा
• औपचारिक र अनौपचारिक
• सञ्चार प्रवाहको दिशाको आधारमा
• माथिबाट तल
• तलबाट माथि
• समतलीय
• छड्के
• अन्तरक्रियाको आधारमा
• एकोहोरो
• दोहोरो
• पक्षको आधारमा
• आन्तरिक
• बाह्य
• प्रयोग गरिएको साधनको आधारमा
• परम्परागत
• आधुनिक

सञ्चारका साधन

सञ्चारको लागि प्रयोग गरिने विभिन्न प्रविधि, माध्यम तथा उपकरणलाई सञ्चारको माध्यम भनिन्छ। सञ्चारको माध्यमहरुलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• चिठिपत्र तथा हुलाक
• व्यक्तिगत भेटघाट
• टेलिफोन तथा मोबाईल
• ईमेल तथा ईन्टरनेट
• रेडियो तथा टेलिभिजन
• पुस्तक तथा पत्रपत्रिका
• सिनेमा
• सूचनापाटी
• नागरिक पडापत्र
• फ्याक्स
• तालिम
• शिक्षा
• विज्ञापन
• कानून एवं नीति

कार्यालयमा सञ्चारको महत्व

कार्यालयमा सञ्चारको महत्वलाई देहायबमोजिम उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

• नीति, योजना तथा कार्यक्रम निर्माण गर्न
• विभिन्न पक्षहरुबीच समन्वय गर्न
• निर्णय निर्माण गर्न
• आन्तरिक तथा बाह्य नियन्त्रण गर्न
• जनसम्पर्कलाई प्रभावकारी बनाउन
• कार्य सञ्चालनको सिलसिलामा आईपर्ने समस्याहरु समाधान गर्न
• शीघ्र निर्णय निर्माण गरी कार्यन्वयन गर्न
• कर्मचारीको उत्प्रेरणा र बनोबल अभिबृद्धि गर्न
• सुपरीवेक्षण, अनुगमन र नियन्त्रणलाई प्रभावकारी बनाउन
• सांगठानिक द्वन्द्व न्यूनिकरण गर्न
• कर्मचारीहरुबीच सुसम्बन्ध स्थापना गर्न
• सेवाग्राही र कर्मचारीबीच आपसी विश्वास निर्माण गर्न

असल सञ्चार प्रणालीमा हुने गुणहरु

• सरलता
• मितव्ययिता
• निश्चित नीति तथा नियमको पालना
• उपयुक्तता
• सुरक्षा एवं गोप्यता
• स्पष्टता
• प्रभावकारीता
• शुद्धता
• शीघ्रता आदि ।

प्रभावकारी सञ्चारका बाधकहरु

• होहल्ला
• मौसमी गडबडी
• भौगोलिक दुर्गमता
• सञ्चारलाई महत्व नदिने प्रवृत्ति
• ईमान्दारिताको अभाव
• सञ्चारमा आधुनिक प्रविधिको प्रयोग नहुनु
• सञ्चार प्रविधिमा गडबडी उत्पन्न हुनु
• समन्वयको अभाव

कार्यालयमा सञ्चारको समस्या

• परम्परागत साधनको प्रयोग
• दक्ष जनशक्तिको अभाव
• प्राविधिक सीपको अभाव
• स्रोत र साधनको अभाव
• समन्वयको अभाव
• स्पष्ट मापदण्ड तथा कार्यविधिको अभाव
• कर्मचारीमा तालिमको अभाव
• सञ्चार प्रविधि भरपर्दो र दीगो नहुनु आदि।

कार्यालयमा सञ्चारको व्यवस्था

• नीतिगत तथा कानूनी व्यवस्था
• नेपालको संविधानमा धारा १९ मा सञ्चारको हक र धारा २७ मा सूचनाको हकको व्यवस्था
• सूचनाको हक सम्बन्धी ऐन, २०६४ र नियमावली २०६५ को व्यवस्था
• सरकारी निर्णय सरलीकरण निर्देशिका, २०६५ को व्यवस्था
• सूचना तथा सञ्चार प्रविधि नीति, २०७२ को व्यवस्था
• संस्थागत व्यवस्था
• सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालय
• सञ्चार विभाग
• राष्ट्रिय सूचना आयोग
• केन्द्रिय तथ्याङ्क विभाग
• कार्यगत व्यवस्था
• प्रवक्ता व्यवस्था
• सूचना अधिकारीको व्यवस्था
• नागरिक बडापत्रको व्यवस्था
• गुनासो सुन्ने अधिकृतको व्यवस्था
• प्रत्येक कार्यालयको वेभसाईट निर्माण गरिने
• सूचनापाटीको व्यवस्था आदि ।

३.१.४ कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको आवश्यकता र महत्व

व्यवस्थापन सूचना प्रणाली परिचय

• संगठनको योजना तर्जुमा, निर्णय, समन्वय, अनुगमन तथा सुपरीवेक्षण, नियन्त्रण तथा मूल्याङ्कन जस्ता व्यवस्थापकीय क्रियाकलाप सञ्चालन गर्न आवश्यक सूचनाहरुको संकलन, प्रशोधन, अभिलेख, भण्डारण र उपयोग गर्ने कार्यलाई व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भनिन्छ ।
• एकिकृत तथा बैज्ञानिक सूचना व्यवस्थापन पद्धतीको रुपमा व्यवस्थापन सूचना प्रणालीलाई लिईन्छ।
• सूचनाको शीघ्रता र गुस्तरियता यसको विशेषता हो ।
• यसले व्यवस्थापकीय कार्यलाई प्रतिफलमुखी बनाउन मद्त पुर्‍याउँदछ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीका पूर्वाधार

• उपकरण
• दक्ष जनशक्ति
• कुशल नेतृत्व
• सक्षम संस्थागत व्यवस्था
• आवश्यक बजेट
• ईमेल ईन्टरनेट
• नीति तथा योजना
• उपयुक्त कार्यवातावरण आदि।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको महत्व

• निर्णय प्रकृयालाई शीघ्र एवं सरल बनाउन
• कार्यलयका नीति तथा योजनाका लागि विश्वसनीय तथ्य तथा तथ्याङ्क उपलब्ध गराउन
• व्यवस्थापकीय दक्षता अभिबृद्धि गर्न
• एकिकृत तथ्याङ्क उपलब्ध गराउन
• कर्मचारीलाई जिम्मेवार र जवाफदेही बनाउन
• सार्वजनिक सेवा प्रवाहलाई प्रभावकारी बनाउन
• कार्यालयमा हुने अनियमितता न्यूनिकरण गर्न
• कार्यालयमा विभिन्न शाखाहरुबीच प्रभावकारी समन्वय गर्न
• संगठनको लक्ष्य एवं उद्देश्य सहज रुपमा हासिल गर्न

नेपालमा व्यवस्थापन सूचना प्रविधिको विद्ययमान अवस्था

सबल पक्ष

• सूचना र सञ्चारको हकलाई मौलिक हकमा राखिएको
• कर्मचारीको भर्नामै कम्प्यूटर सीप परीक्षणको व्यवस्था गरिएको
• सूचना प्रणालीमा आधारित सेवा प्रवाहलाई जोड दिईएको
• सूचना प्रविधिको संरचना र पूर्वाधार निर्माणका लागि बजेटको व्यवस्था गर्ने गरिएको
• दक्ष जनशक्ति विकासमा जोड दिईएको
• अफिस अटोमेशनलाई अभ्यास गरिएको
• PIS,GIS,RMIS,LMBIS लगायतका व्यवस्थाको अवलम्बन गरिएको

दुर्बल पक्षहरु

• सूचना प्रणालीमा आधारित सेवा प्रवाहलाई पूर्ण रुपले कायम गर्न नसकिएको
• दक्ष जनशक्तिको अभाव
• प्रविधिको अभाव
• साधन र स्रोतको अभाव
• अफिस अटोमेशनको अभ्यास सबैमा लागू नगरिएको
• पूर्वधारको विकास गर्न नसकिएको
• परम्परागत सोच र शैली रहेको
• कर्मचारीमा तालिमको अभाव रहेको