१. अभिलेख व्यवस्थापन भनेको के हो ? यसको महत्वबारे स्पष्ट पर्नुहोस्।

– भविष्यमा प्रयोग गर्नलाई सुरक्षित गरी राखिने लिखित दस्तावेज प्राप्त गर्ने, तयार गर्ने, वर्गिकरण गर्ने, प्राथमिकीकरण गर्ने, भण्डारण गर्ने, प्रयोग गर्ने तथा काम नलाग्ने अनावश्यक कागजात धुल्याउने सम्मका सबै कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ।
– अभिलेख व्यवस्थापनका महत्व
– भविष्यका लागि आवश्यक पर्ने कागजातको संरक्षण गर्नु
– कागजात लिखत प्रमाणको सुरक्षित तवरले भण्डारण गर्नु
– समय र लागतको वचत गर्न
– नयाँ निर्णयका लागि आधार प्रदान गर्दछ।
– कार्यालयको सम्पत्ति तथा दायित्वको अवस्था एकिन गर्नु
– कमिकमजोरी पत्ता लगाई सुधार गर्नु
– कार्यालय सञ्चालनमा दक्षता ल्याउनु
– कार्यालयका गतिविधि सार्वजनिक गर्दछ।
– आवश्यक परेको बेला प्रमाणको रुपमा पेश गर्नु।
– अनावश्यक कागजात धुल्याई भण्डारण कार्य प्रभावकारी बनाउनु।

निष्कर्षः

अभिलेख व्यवस्थापनले अभिलेखलाई सुरक्षित र व्यवस्थित राख्न मदत गर्दछ। अनावश्यक वा पुराना अभिलेखलाई नष्ट समेत गरी कार्यलयलाई चुस्त दुरुस्त बनाउनुपर्छ।

२. कार्यालय संचालनमा दर्ता र चलानीको महत्व के छ?

दर्ता र यसको महत्वः

– कुनै कार्यालय वा प्रतिष्ठानमा दैनिक रुपमा प्राप्त हुने चिठ्ठी पत्र, निवेदन पत्र वा कुनै पनि प्रकृतिका पत्रलाई दैनिक रुपमा अभिलेख राख्ने कामलाई दर्ता भनिन्छ। यसको महत्वलाई निम्नानुसार उल्लेख गर्न सकिन्छः
– कार्यालयमा कहाँबाट के, कति, कहिले चिठ्ठी पत्र वा कागजातहरु प्राप्त भयो आदिको जानकारी हुने,
– कार्यालयमा प्राप्त भएका पत्रहरुको रेकर्ड रहन्छ।
– कार्यालयमा प्राप्त कागजातको संरक्षण एवम् सुरक्षा हुन्छ, चिठ्ठीपत्रहरु हराउने वा चोरिने सम्भावना कम हुने।
– सिलसिलेवार जानकारी लिन सकिने।
– आवश्यकता अनुसार समयमा जानकारी लिन सकिने।
– सम्वन्धित शाखामा सहज रुपमा पत्र प्राप्त हुने।

चलानी र यसको महत्वः

कार्यालयवाट वाहिर जाने पत्रहरुको चलानी पुस्तिकामा अभिलेख राख्ने कार्यलाई चलानी भनिन्छ। यो कार्यालयबाट बाहिर पठाइने चिट्ठीपत्रको सिलसिलेवार नम्बर मिति विषय र पत्र गएको कार्यालयको नाम समेत उल्लेख गरी राखिने अभिलेख हो। यसको महत्वलाई निम्नानुसार उल्लेख गर्न सकिन्छः

– यसले कार्यालयबाट कहिले कस्तो पत्र कुन व्यक्ति संस्था वा कार्यालयमा चलान गरी पठाइयो भन्ने कुरा थाहा हुन्छ।
– कार्यालयबाट बाहिर पठाइएका पत्रको अभिलेख राख्ने,
– पत्र पठाएको प्रमाण पेश गर्न,
– पत्र हराएमा सम्बन्धित व्यक्तिलाई कारवाही गर्न,
– कार्य फछ्ट्र्यौटको प्रमाण पेश गर्न,
– प्रशासकीय प्रणालीलाई व्यवस्थित, औपचारिक र प्रक्रियागत बनाउन

३. जिन्सी श्रेष्ता प्रणालीको उदेश्यबारे लेख्नुहोस्।

जिन्सी सामानहरुको आम्दानी, खर्च र बाँकी जनाउने तथा त्यसको हिसाब किताब स्पष्ट देखिने गरी राखिने अभिलेख र त्यसबाट तयार गरिने विवरण समेतलाई नै जिन्सी श्रेस्ता प्रणाली भनिन्छ। मालसामानको हिनामिना तथा गलत प्रयोग हुन नदिई संरक्षण गर्ने प्रमुख उदेश्यको साथ यसको प्रयोग भएको पाइन्छ। यसका अन्य उदेश्यहरु निम्नानुसार उल्लेख गर्न सकिन्छः

– मालसामानको नियमित रुपमा उपलब्ध गराई कार्य सरलीकरण गर्ने।
– अनावश्यक सामान खरिद हुन हुन नदिने।
– फजुल खर्च नियन्त्रण गर्नु।
– जिन्सी निरीक्षणलाई सरल बनाउनु।
– जिन्सी सामानको अद्यावधिक विवरण उपलब्ध गराउनु।
– आर्थिक प्रशासनलाई तथ्यांक उपलब्ध गराउनु।
– श्रेस्तालाई वैज्ञानिक बनाउनु।
– सामान चोरी हुन नदिनु।

निष्कर्षः

जिन्सी श्रेष्ता एक दर्पण हो। यसले सम्पत्तिको यथार्थ चित्रण गर्दछ। सबै सरकारी कार्यलयमा एकरुपता कायम गर्न वि.स. २०२० माघ १ देखि जिन्सी श्रेस्ता प्रणालीको प्रचलन ल्याइएको इतिहास छ।

प्रस्तुत सामग्री चैतन्य एकेडेमी नेपालद्वारा प्रकाशन गरिएको हो।)
सल्लाह सुझाव तथा लोकसेवा सम्बन्धी सम्पूर्ण कक्षाका लागि चैतन्यमा सम्पर्क गर्नुहोला।

Chaitanya Academy Nepal

New Baneshwor, Shankhamool, Kathmandu

Contact No. 01-4792427, 9851246100, 9851146100